Trello 教學絕對指南：用視覺化看板簡單管理「任務」與「專案」

Trello 於 2011 年成立，初期因其簡單易用的界面和基於看板（Kanban）的專案管理方式而引起關注。隨著敏捷開發和協作概念，在企業和軟體開發領域的崛起，Trello 的視覺化工作流程和卡片管理成為團隊喜愛的工具。

個人、中小型企業開始愈來愈重視任務管理的重要性。

早期大家對這類的生產力工具還不熟悉，幾乎只在業界廣為流傳，不過，對於現代人來說，隨著 Notion 這類也適用於個人生活管理的工具開始流行起來，大家也開始將個人生活視為專案管理的一環。

為什麼要用 Trello？

第一次接觸到 Trello 這款專案管理工具，是在 3 年前剛進入公司著手專案管理的任務時，在網路上搜尋了不少能協作、同時進行團隊任務管理的軟體。

當時，市面上充斥著許多管理方法，各家軟體廠商相繼推出各式各樣的生產力工具，經過許多研究後發現，每套工具皆存在優缺點，並沒有所謂完美的解決方案，選擇適合自己團隊使用的工具才是最佳解。

而在當時，之所以選擇 Trello 也正式因為符合公司特性，當時的團隊是新創型公司，同事們對數位管理工具並不擅長，為了將這套系統與專案管理的概念快速導入團隊，我選擇 Trello 作為初期導入的管理工具，原因就是看上了它簡易、好上手的特性。

導入專案管理：Trello 與 Notion 怎麼選？

對於「軟體新手、新創公司、中小型企業」，比起 Notion 這款相對強大、完整、複雜的工具來說，Trello 是在初期導入管理系統時的好選擇之一。

雖然，我為了實現更強大、全面的功能，我已經從 Trello 切換到 Notion 作為我個人管理的主要工具。

不過，我仍然認為它非常適合剛開始學習任務管理的人使用，尤其是從未操作過這類數位工具的使用者。

因為不管是專案管理、時間規劃、任務安排，都需要某種程度上的概念，而工具愈簡單就愈能理解操作邏輯，等到精通邏輯後，再切換較全面的軟體會是更好的方法。

Trello 的缺點

第一次導入任務管理系統，要考慮什麼？

不過 Trello 本身就是一款專注於任務管理的工具，要它跟 Notion 比較，本身就不太公平。我們應該把它視為專門的任務管理工具使用，跟 Notion 搭配也不衝突。

如果不考量到系統完整性，只是單純需要簡單的任務管理、專案管理功能，我還是非常推薦使用 Trello。所以基於這種情境下，我根據自己當初在初期選擇導入任務管理系統時，製作了以下表格，裡面有主要考量的關鍵點，供參考：

關鍵點	Trello	Notion
界面支援	支援中文界面	不支援中文界面
入門指南	支援詳細的中文入門指南	僅有英文教學指南
上手難易度	簡易、快速、上手速度快	功能繁多、入門難度較高
功能完整性	功能相較單一，但支援串接外掛	本身功能就非常完整，也支援串接外掛

• 界面支援：Notion 雖說非常多人使用，但目前仍未提供中文界面，若是以中文為主要語言的用戶，可能會影響使用流暢度。
• 入門指南：入門指南如有支援中文，除比較友善華人使用者外，作為員工或個人初期使用的教材，或公司教學手冊，都非常便利。
• 難易度：依個案可以自行決定，要讓功能複雜、完整；還是簡易、好上手。這牽涉到太多須考量的問題：如公司對功能的要求多寡、人員的學習力、以及未來規劃等，這並沒有絕對好壞，就如同我個人後來因為對功能需求提高，而選擇 Notion 一樣。

Trello 是什麼？

Trello 是一款能管理專案、時程規劃、任務安排的一套工具，整體工具使用起來操作簡易、功能強大。除了適合給專案管理團隊跑敏捷，也非常適合一般族群使用。透過簡易的視覺化介面，管理各個看板（Kanban）任務，視覺化工作流程，幫助所有人完成專案執行與時程控管。

Trello 適合誰使用？

Trello 是一款專案管理師愛用的工具，但其實我們一般人在日常生活中，也時常需要使用到專案的執行與時程的管理，很多人習慣用腦袋來追蹤自己的工作事項，導致常有遺漏或拖延的情況產生，善用工具就能幫助你完成生活及工作上所有任務，不用再擔心遺漏或結果不如預期。

滿足所有族群：小到主婦的買菜提醒，大到企業的專案進度控管。

自由工作者的工作計畫安排；家庭主婦的家務處理安排；學生的課業進度安排；上班族的個人工作任務安排；團隊的專案進度管理。

Trello 的特點

#1 介面簡潔易上手

Trello 的 UI/UX 介面設計非常簡潔，操作介面也很清楚，使用方式簡單，可以任意地拖曳你的任務，上下左右移動都沒問題，彈性相當大，還可以增加期限及待辦項目等，任何使用者都能輕易上手。

讓整理更井然有序，直覺自由地進行資料與任務分類

Trello 的看板可以讓你建立一堆列表，不管你是要整理資料、專案、清單，都可以自由地排列，整理完後會清楚地呈現在看板上一覽無遺，就算你完全不懂專案管理、GTD 時間管理、甘特圖管理等方法，也可以讓一般使用者純粹依靠直覺，整理任何事情任務、想法、資料、討論等。

#2 功能豐富實用

Trello 提供新增評論、截止日期、標籤、提醒、待辦清單等功能，實用且好用，非常適合用來進度追蹤。

#3 跨裝置推播通知

提供 Windows 、Mac 電腦版網頁介面及 Android、iOS 裝置 APP 程式，讓使用者可以在任意裝置上使用，且不受時間及地點的限制，新增或更改的資料都會即時自動同步。設定提醒功能，還能立即收到推播通知，不遺漏任何排程。

#4 多方串接高效率

支援串接「第三方應用程式」，例如：Google Calendar、Slack、Google Drive、Voting 等，也能整合多個平台的文件、日曆，讓專案人員隨時能掌握工作狀況。

#5 任何人都適用

Trello 可以用來追蹤所有你想完成的目標或計畫。例如：你想計畫一場旅行，你可以創建一個名為「旅遊計畫」的『看板』，把要旅行的景點規畫做成『列表』，並把「台東」、「花蓮」、「高雄」做成『卡片』，並在卡片中加入要去的景點項目、時程規劃，或注意事項、完成進度等。

Trello 有哪些功能？

一、邀請及建立團隊：可邀請及建立公司團隊、家人或好友加入多人共同編輯記事看板群組中。

二、支援外掛：支援串接外掛 Trello Power-Up，方便實現更多功能。

三、隱私設定：可以將看板設定為公開、私有、只有特定團隊可以看見等，替隱私多一層保障。

四、即時同步：當群組內有人變更看板內容時，會即時同步公告給其他團隊的用戶。

五、跨平台免費下載：支援手機版 App（Android、iOS）、網頁版與電腦版（Windows、Mac）。

六、自動化：使用 Butler 建立規則、按鈕及命令，就能自動進行工作流程，讓機器人幫你處理其他工作。

七、建立範本：支持各式各樣實用的範本，滿足工作流程所需的範本，如設計、專案管理、銷售、任務管理等。

Trello 看板是什麼？

Trello 將看板（Kanban）的概念引入系統中，提供視覺化的看板（Kanban），來協助使用者組織任務和專案。

看板（Kanban）概念的起源

看板（Kanban）的概念最早是由日本汽車製造公司豐田（Toyota）的生產系統中引入的。目標是實現生產過程的「高效率」和「靈活性」，同時「減少浪費」。這個概念後來在製造業以外的領域，尤其是「軟體開發」和「專案管理」中得到廣泛應用。

Trello 的看板組成元素

Trello 的操作流程

1、透過創建「卡片」來追蹤任務，所有的「卡片」都可以用拖放的方式，置放在任何的「列表」上。

2、每個「列表」都可以自行命名，用來管理這些「卡片」，並自行決定用途或歸類方式。

3、所有的「列表」跟「卡片」都整合在一個「看板」上，你可以自行新增「看板」或命名，用來管理這些「列表」跟「卡片」的用途。

Trello 的使用介面

看板

• 一個看板裡面可以有多個列表跟卡片。
• 可新增不同看板：例如工作用看板、生活用看板、企劃用看板、公司整體專案用看板、待辦清單看板、人員管理看板、每周規劃看板等。
• 可來回切換不同看板，不需要的看板也可以關閉或刪除。
• 每個看板都可以自行更換背景圖片，並新增看板描述。
• 可以共用看板，邀請成員共同管理，或隨時追蹤你的看板。

列表

列表內可存放多個卡片，用來管理或區分各個卡片，且可以任意拖曳，編排位置。

卡片

• 每個卡片都可以視為一個任務、事件、問題、討論或想法。
• 點開卡片後，可自行新增卡片的內容描述、設定到期日、新增待辦清單、評論、附件檔案、標籤。
• 可指派成員、任意移動或複製。
• 卡片比起傳統的待辦清單（需要層層收納），更容易展開，也更便利進行統整跟歸類。

Trello 教學：從註冊到建立

接下來，讓我帶你們從註冊到建立 4 個步驟，開始體驗 Trello。

STEP 1 註冊及登入

STEP 2 新增 Trello 看板

註冊完成後，就可以開始建立自己的看板了。

STEP 3 新增 Trello 列表

看板建立完成後，即會進入看板頁面。目前看板會是空白的，因此，要為看板加入一些列表來管理。

調整列表的順序：欲調整列表順序，只需按住列表最上方直接拖拉整個列表至指定位置即可。

STEP 4 新增 Trello 卡片

列表新增完成後，即可建立每個列表當中的卡片內容。

調整列表的順序：欲調整卡片順序及位置，直接按住欲拖拉的卡片至指定位置即可。

Trello 範本：建立範本的方法

初次使用的人，可能會對新增列表的方式不熟悉或是沒什麼概念，可以先從參考範本開始，Trello 提供許多內建範本，包含商務、設計、教育、工程、產品管理、專案管理、銷售等，如果你有喜歡的範本都可以直接套用，省時又便利。

Trello 卡片功能區介紹

Trello 新增至卡片

成員：這個功能可以達到任務指定的效果，當卡片裡的任務有主要的負責成員時，可以邀請成員加入卡片，一方面讓該負責人可以記錄自己的進度，一方面讓其他團隊成員了解該任務的負責人是誰、執行進度到哪裡，避免業務重疊。

標籤：可以利用顏色清楚分辨卡片的屬性及狀態。例如：需要急件處理的卡片，可以標上緊急的紅色；若是進度落後的卡片，可以用灰色來標註。

待辦清單：可以建立待辦事項，讓使用者註記須完成的任務有哪些，並勾選各階段的工作任務是否有如期完成。

期限：可以在卡片內指定任務的完成時間，並可以設定到期提醒功能，避免遺漏重要事項忘記處理。

附件：可以新增在 Trello 內的卡片和看板、電腦內的資料（不限格式）、雲端硬碟（Google、Dropbox 等）。

地點：可以透過搜尋 Google 地圖的方式新增卡片的地點，特別適用於旅遊規劃的時候。

Trello 強化功能： Power-Up

推薦好用外掛「自訂欄位」

Trello 自動化：BUTLER

Trello 動作

移動：讓你移動卡片至想放置的位置上，但因為有拖拉式的功能，能達成快速又方便的拖移效果，所以比較少人使用。

複製：如果想要新增一樣的卡片，可以直接使用複製功能，幫你複製卡片致你想要的看板及列表上。

製作範本：如果有常規項目需要時常使用的話，可以選擇製作範本的方式，節省你的製作時間，提升效率。

追蹤：只要點擊「追蹤」這張卡片，之後這張卡片只要有任何活動將會以推播的方式通知你。而當你被指派時，你的追蹤功能則會自動被開啟。

封存：當事情堆積過多，排程管理的效果就會下降。這時，可以透過「封存」來保持定期整理的好習慣。若不小心「封存」卡片，只需要到設定中「已封存的項目」將它「傳送回看板」。

分享：如果你想分享這張卡片，可以用「連結」、「內嵌」、「電子郵件」的方式，分享你的卡片。

Trello 評論

利用評論功能，實現團隊共編。

視覺化流程，如果缺少了實際可以記錄或討論的地方，就會變得不夠實用，因此，Trello 除了特別加強待辦事項、追蹤、設定期限等功能外，也新增了評論功能，讓團隊可以透過留言機制，回報目前各待辦事項的細節及進度。

Trello 團隊

輕鬆加入，即時同步

團隊成員只要有 E-mail 或 Terllo 帳號名稱，就可以邀請他們加入專案團隊裡。

操作方式：點擊看板上方「邀請」鍵，輸入對方的「Email 信箱或 Trello 帳號」，或建立邀請連結，接著選擇對方的權限，即可完成。

邀請方式：有兩種邀請方式，分別是加入對方的「Email 信箱或 Trello 帳號」或是利用「分享連結」加入，而「分享連結」的方式是只要知道這個連結的都可以檢視這個看板。

成員權限：有兩種權限，一是以「成員身分加入」，允許編輯、留言及邀請他人；二是以「查閱者身分加入」，只允許查看內容及留言，邀請成員加入。

權限控管

擁有權限管控的功能，管理員可以指派每一位成員是「管理員」或是「團隊成員」的角色，其中的差別在於管理員可以修改看板的設定。

操作方式：回到 Trello 主頁，點擊左側的「成員」欄位，進入後即可修改成員權限。

區隔工作區

如果你想把日常生活與工作區隔開，又或者你是個斜槓人要管理各種不同的工作團隊，使用 Trello 可以讓你建立不同的工作區，讓你根據不同用途及需求來調整自己的工作內容，管理看板、成員等。

Trello 專案應用

這裡介紹，3 個你可以使用 Trello 來達成的專案應用方法。

一、事務分類分區

可以利用列表，將自己的工作事項分類分區，可以有效地提升效率，例如『公司專案任務』有著行銷規劃、程式開發、業務處理…等多項事務，如果把全部的事情放在一個列表中，就會整個很雜亂。

二、實現工作狀態

列表有很多使用方法，上面提到的區分類別是一項，而呈現工作狀態也是一項，將列表分為「即將進行」、「正在進行」、「完成」等區塊，隨著自己執行任務的狀態進行拖曳，從「即將進行」拖移到「正在進行」，最後拖移到「完成」，即完成一個任務的循環，也能清楚掌握自己的工作狀態！

三、設計專屬的工作流程

很多人都透過 Trello 在工作上得到很大的幫助，因為 Trello 可以很快地幫人建立出一段工作流程，這樣能幫助需要長期使用一樣工作流程的人更快速地完成工作，也可以讓臨時需要建立工作流程的人有明確的目標。

1、建立目標

明確的目標可以幫助你順利啟動流程，也能在後續流程出現問題時反覆回憶自己當初訂下的目標是什麼，把方向拉回來，避免專案執行到最後偏離主軸。

例：預計舉辦一個行銷活動，先建立目標。

• 想達成的目的：例如提升整體用戶數10%，或增加與用戶間的互動率20%。
• 活動的主軸是什麼：舉辦超值下殺優惠，滿千折百優惠等。

2、拆分流程

有明確的目標後，就要進入活動的規劃，建立一個活動一定會有很多需要執行的項目，項目越大執行難度就會越困難，因此這個步驟是要把這些大項目拆分成小項目，從小到大開始執行能幫助你減少壓力，讓你有一個很好的執行流程。

3、定位任務

每個小流程中也會有分別要執行的小任務，因此在這裡你要把每個流程要執行的任務蒐集起來，並進行定位，分別放入不同的任務卡片裡，減少你在執行時遺漏任務的缺失。

4、資料整合

任務當中如果有需要補充的資料、圖片、檔案等，都可以一併整合到任務卡片中，提升整理時的效率。

5、時程規劃+建立提醒

當整個流程的規劃的差不多之後，要開始評估每個任務需完成的時間，設定截止日期並建立提醒，幫助你如期的完成各階段任務。

推薦 Trello 超實用的擴充套件

Trello 除了內建的功能外，其實還可以透過擴充套件增加許多強大的功能，這裡就推薦幾個好用的擴充套件。

#1 結合甘特圖，功能更強大

Trello 雖然是功能完善的專案管理工具，但基於它強調專注於執行眼前任務的特性，沒辦法一次管理所有任務的時程，也讓許多需要進行排程管理的人很困擾，因此這裡推薦一款「Trello 甘特圖輔助工具」，個人使用免費且功能實用，能幫助 Trello 快速轉換成甘特圖，解決排程管理的困擾。

GoodGantt 使用教學

STEP 1 安裝外掛

首先，需安裝這一款 Chrome 的外掛，叫做「GoodGantt – Gantt Chart for Trello」。

STEP 2 確認授權

安裝完成後，打開 Trello 頁面，它就會要求你進行「GoodGantt」與Trello間的授權。

STEP 3 打開甘特圖

進入「GoodGantt」的甘特圖模式後，就可以順利看到看板上的任務在甘特圖上了。

GoodGantt 的功能

1、同步更新時程：在「GoodGantt」設定好任務的進度、開始結束時間後，即使回到Trello看板模式也會同步更新。

2、提供「Milestone」里程碑：支援插入每一個階段性進度的里程碑，方便進行管理。

3、可以依據「任務成員」選擇要顯示的排程。

4、可以任意拖曳調整右方的時間軸，方便規劃進度。

5、可以任意上下拖曳左方的任務清單，以便調整順序。且這邊調整的順序，不會影響 Trello 看板的任務順序。

6、支援跨專案看板：在「同一張甘特圖」中，可以同時管理多個Trello專案看板，調整不同專案看板的任務進度，且透過甘特圖的檢視方式，能避免任務之間的衝突，也讓管理者更知道如何銜接不同的任務。

#2 只需一秒，快速蒐集網路資料

很多生產力工具都會提供快速擷取網路資料的擴充工具，當然 Trello 也不例外，它提供了這款擴充工具，幫助有資料蒐集需求的人可以快速蒐集網頁上的資料，就讓我們來看實際怎麼操作吧！

Web Clipper for Trello 使用教學

STEP 1 安裝外掛

首先，需安裝這一款 Chrome 的外掛，叫做「Web Clipper for Trello」。

STEP 2 確認授權

安裝完成後，打開這一個外掛，它就會要求你登入帳號並確認Trello授權。

STEP 3 擷取資料

將網頁畫面停留在你想擷取的頁面上，並打開這款外掛，就可以選擇你想存放資料的位置，選擇好之後在回答看板中查看，就可以看到資料已經順利的擷取下來了。

Trello 價格及方案

對一般的使用者、工作者來說， Trello 的免費版其實就很夠用了，但如果你有更多的需求，像是想增加更多的外掛或使用付費版擴充功能的話，就可以考慮升級，現在總共推出三個方案，分別為 Free（適合個人和團隊）、Business Class（適合百人團隊）、Enterprise（適合百人以上組織），可以根據自己的需求進行升級。

有興趣升級的人，可以參考官方付費方案。

總結

Trello 是個功能齊全且便利操作的免費工具，應用範圍也很廣，網路上也有很多人分享自己利用 Trello 做管理的方法，如：GTD收集箱應用、旅遊規劃、資料整理等。它適用於任何使用族群的工具，能幫助上班族、學生族群、一般使用者的工作及生活都安排的井然有序，如果你想提升自我管理的能力，強力推薦你使用看看！

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高績效的祕密

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