你是不是也有這種經驗？
打開 PowerPoint 就腦袋一片空白，就算知道要做什麼主題，還是遲遲下不了手？
其實，這並不表示你不會做簡報，只是可能在製作簡報時沒有掌握好製作流程。
其實，在製作簡報時只要掌握好這個流程『資料統整→設計→排版→口語表達』，製作難度就會降低很多，本篇文章是製作流程系列文章第一章「資料彙整」，讓你先學會自己把資訊簡單化，把複雜的資訊變成圖表，再來開始學設計跟排版技巧吧！
簡報入門技巧有哪些？
簡報，是將複雜的資訊簡單化統整成報告，來傳達你的論點給聽眾。
一場完整的報告流程就是—「彙整」重要資訊，並透過「說」搭配「畫面」，達成有效傳達。
(1) 資料彙整能力：讓人能透過你抓的重點，來了解整份簡報的核心價值。
(2) 視覺設計力：利用視覺化的方式，有效地傳達到觀眾的腦海中。
(3) 口語表達能力：再好的簡報如果說故事的人不夠精彩，就很難將故事傳達到觀眾的內心。
資料統整的方法—只要 6 步驟
<1> 過濾
找資料的時候因為資料量大，你可能會不知道從何開始整理，我自己的習慣是把 google 前十筆的資料快速地看過一輪，進行初步的過濾。
為了減省時間通常我不會把內文都看完，而是優先看文章的關鍵字或大標題，快速分辨哪些資料是重點要保留下來；哪些資料重複了要刪掉。
舉例來說，假設你在網路上搜尋「簡報製作技巧」，其中有5篇都告訴你「保持適當留白」這個方法，那你就可以將這個方法留下來當作重點、重複的內容刪掉，只保留不一樣的內容就好。
<2> 拆分
過濾完資料是最基本的，接下來必須將內容拆分成各個主題，這個過程有點類似「分類」。
例如：「簡報技巧的方法」可能有「字型設計、圖片選擇、內文排版、資料統整」等各種資訊，你就可以把「字型設計、圖片選擇、內文排版」都歸類為【設計】，「資料統整」則歸類為【資料】，這樣就能幫助你清楚抓到重點。
簡報技巧的方法
【設計】→ 字型設計、圖片選擇、內文排版
【資料】→ 資料統整
<3> 列點整理
拆分的小項目可以變成報告中的大、小標題，這些標題之下可能會有許多內容，將這些內容盡量以列點式的方式整理在一起，就能清楚的了解標題底下個別有哪幾點是重點。
例如：設計的重點有圖文排版能力、顏色、字型、圖表…等，你就可以將這些重點個別用列點方式呈現出來。
設計的重點
- 圖文排版能力
- 顏色
- 字型
- 圖表
<4> 標記
完成上述的步驟後，主架構就都出來了。接下來，你就能更專注地開始閱讀內文，並進行重點的標記，把已經建立好架構的相關的內容統整上去。
這個步驟就跟畫筆記一樣，把自己認為是重點的部分用螢光筆標記就對了！
<5> 刪減
我們已經把原本很多的資料濃縮成重點內文，但是資料放上去前還是需要整理。這步驟就是刪減多餘的冗詞贅字，讓語句通順好閱讀。
例如：字型的選擇可以利用上網尋找可用的字型，而字型也有分為有襯線跟無襯線等字型，因此在尋找字型的時候，要根據你的使用目的去找到合適的字型。
<6> 素材
適當地加入合適的素材（如 圖片、影片、圖示、表格、流程圖…等）可以讓人更容易理解，建議在找資料的過程中就把合適的素材下載下來再善加利用。
例1：製作比較圖說明有襯線及無襯線字型的差別。
例2：插入流程圖輔助說明事件的發生先後順序。
結論
最後，再幫大家統整一下重點吧！重新回顧一下這些方法，下次要彙整資料時就能派上用場！
「過濾」：複雜的資料只要看標題抓重點就好，重複的資料先初步刪除。
「拆分」：將內容變成「標題」，輕鬆掌握各章節主題。
「列點」：方便抓出內容重點，設計出適合閱讀的版面。
「標記」：在閱讀落落長的內容時，快速抓到重點。
「刪除」：刪減多餘的冗詞贅字，讓語句通順好閱讀。
「素材」：進入簡報設計階段時，方便直接套用。
系列文章推薦
【系列：簡報教學】
簡報教學系列文章從「資料統整、設計、排版、口語表達」的基礎技巧中，建立一套流程，並用圖表比較給你看，讓你學會自己把資訊簡單化，把複雜的資訊變成圖表，如果你有興趣歡迎閱讀這系列的其他文章學習喔！
喜歡，請鼓勵我！
- Hi~我是波尼，專注在簡報設計教學領域。也撰寫了許多關於提升簡報技巧、學習軟體應用的文章。如果你喜歡我的文章，可以留言！用行動支持我，我就能持續提供更多優質文章。
- 「創意無價，創作有價」，如果你想支持我創作，可以逛逛我的數位產品（PPT模板工具、Notion 模板），這裡有我設計的免費及付費線上資源，希望對你有幫助。
- 非常感謝你！我們下篇文章見😊
