【準備報告的終極秘訣-上】上台報告前一定要做的4件事情！

大學到出社會，上台演講的機會越來越多，你是不是那種聽到要上台報告就開始擔心的人？是因為害怕上台，還是害怕出糗？

• 不知道怎麼準備報告？
• 不敢舉手爭取表現機會？
• 上台前身體僵硬、講話狂發抖、腦袋一片空白，甚至忘記自己要說什麼…

以上，我都經歷過。但是，我從來沒有放棄改變自己！我知道培養自己在台上的表現力、跨出舒適圈是我該做的努力。

這篇文章是我的經驗分享。我將會告訴你：

1️⃣ 要注意的問題
2️⃣ 要避免做的事情
3️⃣ 要注重的細節
4️⃣ 如何提升表達能力
5️⃣ 如何克服緊張

我會用「事前準備」、「報告過程」、「報告結尾」三階段幫助你更好地完成一個報告，讓你不用再羨慕別人口才好；不用再擔心自己上台會出糗。

【事前準備】如何準備報告？

事前準備是完成一場報告最重要的階段，所有的細節都必須掌握住，確保觀眾能感受到你對這份報告的用心。

很多人會忽略事前準備工作，但其實這部份對我而言是最重要的，只要事前做好準備可以避免7成問題發生。

因此，本文從事前準備開始介紹，共分為4大部分，帶你認識有哪些事情是可以先準備起來的。

1 確認簡報內容

首先第一步，就是要確認你的簡報內容。

有時候簡報製作者與演講者是不同人，就常發生簡報內容與講者所傳達的不相符，因而導致觀眾被混淆。

因此，在這階段雙方務必要做確認。

❗為了讓講者在演說時不會卡頓能順口地完成報告。記得，製作方要符合講者的演說習慣，確認簡報的編排順序。

1.1 主題的掌控

最常發生的情況是—要你做這份簡報的人沒說清楚想聽的內容是什麼，而你也沒有主動去了解。

教授、主辦單位、主管只會丟給你一個主題要你做。沒說清楚到底想傳達什麼？做這份報告的宗旨、目的是什麼？

可能是因為他們沒交代清楚，也可能是因為他們自己也不清楚。

👂案例【1】：我在大學時期做一份報告時，教授給的題目是 Uber & Uber Eats 的個案報告。那時候我的疑惑是—這兩家雖然是同一間公司，但他們的服務項目並不一樣。到底是要針對產品說明？還是要針對企業個案說明？
由於班上沒有人清楚教授想聽到的究竟是什麼，因此我就主動去詢問教授，並依據提問的對話做出簡報大綱。
報告結束後，不僅得到教授的認可，後續還有很多同學來跟我們要大綱想參考。

同樣的問題也發生在職場上。

👂案例【2】：老闆要我做一份報告 SEM 行銷報告。沒說清楚目標對象是什麼？我要做給誰看？
直到我主動詢問後，才知道原來是對內的教育訓練教材及對外的輔銷文件。

當上頭講不出他想要的到底是什麼時，你一定要主動去詢問，想辦法釐清你腦中的疑惑。用引導的方式也好、提問的方式也好，多問一點慢慢拼湊出來就會有個方向了。

千萬不要有問題都不發問就自己默默地做，到最後很有可能做出完全不是他要的東西，一方面會被認為能力不佳，一方面浪費了一堆時間還是要重做，你也會覺得很委屈。

1.2 內容長短

通常，報告前主辦或教授都會給一個可發表時長，正式報告前先確認你的簡報內容會不會太長或太短。

• 製作簡報時記得把發表時長考量進去
• 太快或太慢都會造成扣分效果
• 在報告前先計時或錄影，測試自己的語速跟內容是否合適，觀眾的聽覺感受如何…等。

1.3 放入來源出處

不管是什麼類型的報告，通常評審、教授或公司都希望看到你的參考來源是什麼。

如果在製作過程中有使用到官方數據、或資料進行佐證，都需要放入來源出處，以確保沒有侵權等問題。

同時也能讓觀眾感受到你的專業及細心。

1.4 避免特效過多

「好的特效帶你上天台，壞的特效帶你下地獄」

有些人習慣在簡報內加入華麗的特效，或是套版的模板本身就帶有很多特效，讓一堆不相干的效果放進報告中，這樣做很可能會被扣分。

多餘的特效會讓觀眾不知道該注重你的特效還是專心聽你說話，有失專業度。

• 避免動畫效果過多，干擾觀眾、模糊焦點。
• 在你練習報告時，請人幫你看看這些特效是不是有必要留著？會加分還是扣分？
• 如果特效太慢也要適時地調快速度，避免你這頁都講完了結果特效還沒跑出來。

1.5 反覆檢查檔案

檢查內容有無錯字、變換裝置時會不會跑版、字型有沒有跑掉…等，確保所有的內容都正確且無誤後，建議存檔時再多存一份 PDF 檔，避免萬一軟體版本不一樣，導致跑版或是無法播放等問題。

2 編排你的簡報

好的編排可以讓你在眾多簡報中脫穎而出，呈現出觀眾想看的簡報內容、編排出觀眾想聽的內容，是決勝關鍵。

2.1 清楚目標對象需求

好的報告要能抓到觀眾想聽的內容。

如果你是在跟老闆或投資者報告，通常都不會有太多時間聽你說太多的細節，因此了解目標對象想聽什麼很重要。

製作前思考一下，如果你是一個初次接觸到這個主題的人。你最想聽到的內容有哪些？

站在觀者的角度去思考，能避免做出不符合預期的東西。

❗這些預期要能隨著對象不同進行調整。

• 如果對象是教授或評審：避免講過於初略或太淺的東西，盡量著重在亮點及特色的展現上。
• 如果對象是學生或是初次接觸的人：避免刻意用艱澀的術語或邏輯，盡量將用淺顯易懂的語言溝通，避免台下的人聽不懂。

2.2 說明架構

通常，都會用目錄的方式說明整體的報告流程，讓底下的觀眾了解你整個報告的架構。

目的除了前情提要外，在觀眾因為內容太多而恍神時，幫助回憶起報告主軸及重點。

好的架構包含

• 主題關聯性：主題跟內容有沒有相關
• 順序編排：內容的演說順序有沒有循序漸進

2.3 掌握邏輯與脈絡

一場好的演講，就像一部好電影一樣，講稿都是有安排過的，才會讓人有循序漸進、越聽越上癮的感受。

設計過的講稿能讓你像說故事一樣串聯起來，不會讓觀眾聽得一頭霧水，感到內容雜亂、跳來跳去的。

• 講稿要安排過，像故事一樣有起承轉合。
• 確保簡報內容的順序是通順且有脈絡的。
• 一開始可以先大綱說明，再慢慢地由淺入深帶到重點。

2.4 精華內容

製作簡報時通常是根據內容去設計，所以簡報上的內容會跟講者說的有重疊，這是很正常的現象。

但是，如果完全都照著簡報畫面上的內容去念，就會顯得缺乏準備、過於生硬，感覺不像是真的了解內容。

所以，適時地補充說明與簡報畫面上不同的精華內容就很重要了。

• 準備一些簡報上沒有的內容，可以是重點，也可以是數據或案例分享。
• 最主要就是佐證與輔助你的報告，讓人感覺你是有備而來的。

3 訓練講稿熟練度

3.1 演講稿怎麼寫

很多人準備演講稿的方式就是照著 Google 上查來的資料念，這種作法會讓人很難聽懂你在講什麼。

因為資料上的內容通常都是來自各個不同的網站，而這些網站每個筆者的語調、說話的方式、寫作的方式都不一樣。

如果你完全照著資料念會感覺很不統一、生硬，無法精確地傳達內容。

• 準備講稿一定要修飾過你的資料
• 用自己的口語表達一次，擬出你自己覺得講起來最順口的講稿
• 這能減少口誤的發生率
• 設計講稿要以「讓人感覺是舒服、自然」為主。

3.2 製作小抄

通常，簡報的一頁中一定會有你想傳達的重點。但是，有時候報告一緊張就會忘記這頁要講的重點是什麼。

如果你也常常這樣，建議可以製作小抄。

我的方法是👇

把重點用「條列」的方式放在簡報的備忘稿裡，就能在報告時提醒自己要講的重點，避免把最精隨的部分都給忘記了。

❗切記：不要把整段要講的話都放在備忘錄裡，因為你不可能在報告的過程中一下子就看完所有的文字，很可能因為文字太多而找不到重點反而更慌張。而且，這麼做很有可能會變成直接照著上面的文字念，照稿念的感覺會很明顯。

3.3 畫重點標記

這個方式是我認為在報告過程中幫助很大的小訣竅。

有時候簡報的頁數過多，無法一一記得每個頁面的重點或是該特別講解的地方在哪裡，有時候講著講著，忘記停下來慢慢說明就過去了。

• 在特別要說明的地方用畫重點的方式標記起來
• 改變文字顏色或是增加粗體、文字底色，甚至是小動畫都可以
• 重點就是要能提醒你在這地方多留意一點，也能提醒觀眾你正在講解的地方、以及會講哪些重點。

3.4 充分的練習

確實掌握整個報告是身為一個報告者最重要的任務。

尤其是對不熟悉報告流程及內容的人來說「練習」特別重要，練習整個報告的流程、說話的語調、簡報的內容…等。

當你越熟悉，你就越能掌控它，你就越有自信、越不容易出錯。

因為你已經做足了準備了，所以沒有什麼好緊張害怕的了。

你可以透過以下幾種方式進行練習

(1) 錄製影片

這是自主訓練時最簡單也最快速的方法。

現在簡報軟體都有支援邊簡報邊進行錄製的功能，你可以自己多練習幾次，然後回放看看自己有哪裡需要修改的地方。

你可以多注意自己

• 說話的語速會不會太急促
• 表情的控管
• 手勢的操作
• 演講時的姿勢

多練習幾次就會發現自己更熟悉流程跟內容，每一次都比前一次更進步了。

(2) 借場地或營造演講場地

如果你想擁有最真實的體驗，你可以直接去借場地練習。

• 自己營造一個演講場地
• 場地的營造越接近報告現場越好，例如：投影設備、場地大小…等，
• 練習站在台上報告的感覺
• 注意自己的台風穩定度

直接真實的感受現場，就會發現其實沒這麼可怕，熟悉了就能克服站在台前的恐懼了。

(3) 找人當觀眾練習

我們專題發表前，都會同時有兩三組人馬共同以這種方式互相練習膽量。

如果，你想知道初次聽到你報告的觀眾會有什麼想法或建議，你可以直接找幾個人當你的觀眾看看。

• 可以是同學、朋友、路人…等
• 越多人你就越能克服將來在台上看到很多人的恐懼
• 剛開始很緊張的話，可以就找幾個熟識的朋友就好
• 等到你越來越熟練，就可以嘗試找更多人

4 上台前確認

報告過程中臨時發生的小事容易讓我們分心！
事先做好準備，就能減少許多突發狀況。

4.1 設備操作熟練程度

報告過程中，最常發生的小失誤就是不熟悉設備。

例如：畫面出不來、設備沒反應…等

其實，如果在報告前就提前去熟悉設備，就能大大地避免因設備操作不熟悉所造成的失誤。

4.2 場地熟悉度

對場地不熟悉，容易在報告時產生緊張感。例如👇

• 場地比預想中的要大
• 沒有講台少了安全感

這些都很容易影響講者的心情。

因此，建議在報告前就先去場勘一下。

• 了解場地的大小
• 你要站的位子
• 演講時眼睛視線要朝哪邊

這樣就能避免因場地不熟悉所帶來的不安全感，減少講者需要重新適應的次數。

這篇文章有下集喔！本集講了「事前準備」，下集是講「報告過程」、「報告結尾」這兩個階段。想知道簡報過程中該注意哪些事情以及如何為簡報完整地做收尾，有興趣的話就接著看下去吧！

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