Notion資料庫的魔法應用
一直有在過往的文章中提到，對我而言Notion最強大的地方就是「資料庫」(Database)，即便中途也嘗試跳槽使用許多筆記軟體，依然沒有跳槽成功，原因就是太過依賴Notion強大的資料庫，這也是其他筆記軟體不可取代的地方。
過去，還是初學階段的時候，我其實沒有認知到它跟一般軟體的不同，還是只用最基本的幾個功能操作而已，簡單地文字筆記、Markdown語法、插入圖表、連結、影片等，這些功能其實市面上很多軟體都做得到。
但真正讓我上癮的是在後期學到的資料庫的應用，尤其是Relation (關聯)、Rollup (匯總)這兩個功能屬性，是現在我建立資料庫時，最常使用的兩個屬性。同時，也是讓我成為Notion上癮用戶的主因！
本篇可以學到：
1️⃣ 什麼是Notion資料庫？
2️⃣ Relation (關聯)、Rollup (匯總) 的介紹與應用
3️⃣ 如何開始建立Notion資料庫
4️⃣ 四大必用技巧
5️⃣ 懶人救星！你要的資料庫都幫你準備好啦！
一次搞懂什麼是Notion資料庫
談到Notion資料庫不得不說到許多用戶對Notion資料庫的誤解。
常見誤區：Notion資料庫不就是插入表格嗎？
很多人可能會以為資料庫就是「表格」，如果真是這樣，那其實沒有什麼大不了的，因為很多筆記軟體、app都可以做到插入表格的功能。
不過，確實也可以理解會被誤會成表格的原因，畢竟在Notion裡，一開始要新增資料庫頁面時，預設就是直接將資料庫用Table表示。
當然，也可以猜測到為什麼Notion不直接叫它Database，可能是因為Notion本身的設計並不會讓人感覺是很複雜的軟體，如果過度強調資料庫的名稱，可能會像MySQL、Microsoft Access等專業的資料庫系統，嚇跑許多只是想簡單使用筆記軟體的用戶。
Notion達人都愛用的功能：Relation (關聯)、Rollup (匯總)
許多Notion達人都會在自己的Notion裡加入Relation (關聯)、Rollup (匯總)這兩個屬性，以最大化地發揮Notion的效用。
因此，如果想從初學者晉級到專業戶，一定要學會這兩個屬性的應用。接下來，我會用比較簡單的方法帶你理解資料庫到底可以怎麼用，讓我們離成為達人更進一步吧！
Notion資料庫的概念：絕對不只有表格這麼簡單
Notion資料庫雖然不如上面提到的專業型資料庫系統一樣這麼萬全，但它的設計概念，確實已經足夠一般用戶做更專業的應用了。
用表格 (Table) 來理解資料庫的概念的話，可以把它想像成我們在各資料表之間建立關聯，目的是為了提取某些重要資料作為應用。
Relation (關聯)、Rollup (匯總)的實際應用方法
舉例來說明你可能會比較清楚，假設現在有兩張資料表，分別為：資料表A與資料表B
- 資料表A：是財務報表，存放當年每月份的收入、支出總額及當月餘額
- 資料表B：是收支紀錄表，記錄所有收入及支出的項目。
Relation (關聯)的應用
* 如果我們想知道9月份的收支狀況，可以在資料表A中建立與資料表B的關聯。
* 從資料表B中提取9月份的收入、支出等項目到資料表A中，於資料表A中計算加總。
Rollup (匯總)的應用
* 若要計算總額，可以Rollup建立好的關聯(如上)，選擇為金額的屬性，進行加總(Sum)。
* 建立關聯的好處：可以善用Rollup進行更多運算或顯示相關資料。
* 特別注意：沒有建立關聯的資料表無法使用Rollup。
為了讓你們更清楚，我分別整理了兩張示意圖。
- 資料表A (當月份財務報表)
- 資料表B (收支紀錄表)
- 建立關聯：資料表A (支出項目)欄位=從資料表B中提取的資料(屬於9月份的支出)
- 建立匯總：利用關聯好的資料，進行計算。
如何開始建立Notion資料庫
建立資料庫並不難，難的是架構的設計與規劃，如何設計出符合你真正需要的欄位、功能，這需要長時間的使用、練習與思考自己日常的情境。
但是，基本操作總要會，才能開始嘗試設計屬於自己的資料庫，因此，這邊介紹兩種建立資料庫的方法，方便日後管理時更加好上手。
方法一：建立空白資料庫
一般建立資料庫的方法就是新增一個頁面，選擇Table、Board、Timeline、Calender都可以建立空白資料庫。
方法二：一次檢視相關資料庫
如果你想一次看到相關資料庫，可以用「Linked view of database」的方法，依次選取你想要統整在一起的資料庫。
例如：財務相關的有「財務報表」、「收支紀錄」兩個資料庫，原始資料庫是不能跟其他資料庫放在一起看的，因此可以用這個方法，新增一個資料庫的檢視視角，把兩個資料庫放在一起，來回切換省下很多時間。
步驟一：斜線輸入「Linked view of database」
步驟二：任意選擇相關資料庫，一起看更方便。
四大必用技巧
必用1：Notion資料庫的檢視視角
講到資料庫，雖然Notion預設是表格形式，但其實還有很多不同的檢視視角，方便使用者根據需求調整檢視的方式。
如果想知道詳細有哪些資料庫視角可以使用，可以看這篇：【Notion教學全攻略】舉7種實例分解 Notion 資料庫、模板應用技巧 (gotoung.com)
必用2：排序(Sort)、篩選過濾(Filter)
我個人最愛用排序(Sort)、篩選過濾(Filter)兩大功能，對於資料很多筆的人來說真的很便利，尤其是當你的設定越來越複雜時，方便篩選資料的功能幫助很大。
群組跟篩選的差別
雖然也有群組(Group)這個功能，但因為個人很懶得滑動到筆記太下方，如果資料很多就要一直往下滑，非常占空間；也因為我有自己設計主頁，如果太佔空間排版會很難看，考慮到這層關係，幾乎所有的資料庫我都不太用群組的方式，反而喜歡用篩選。
我是個隨時都要找資料的人，以下是我的使用習慣。
- 群組類別很多：有時會找不到，而它的群組方式又會是一直往下長的，雖然可以用Hide隱藏起來，但下次要找時又要打開，多了很多操作步驟。
- 有不想群組，一次展開的需求：因為常常需要一次看多筆資料，展開不分群的方式比較好找資料，對於健忘症的人(常常忘記分類到哪個群組)來說，群組反而更難找到資料。
群組(Group) VS 篩選 (Filter)
| 群組(Group) | 篩選 (Filter) | |
|---|---|---|
| 1 | 因為已經群組起來了，無法一次看全部資料。 | 不篩選時可以一次看多筆資料，不用強迫群組在一起。 |
| 2 | 要記住當初分類在哪個群組，從群組的類別中去找。 | 想找資料時可以根據當初分類的群組用篩選方式去找。 |
| 3 | 群組設定在側邊欄裡，想變更設定就要打開。 | 不用打開側邊欄設定，只要在最上面直接篩選就好，簡直快又方便。 |
| 4 | 較適合群組類別少(2~3項)的人。這樣群組起來才不會太佔空間，操作方便。 | 用篩選的方式，可以設定當周或當日的內容，不占空間。 |
排序的好處
排序可以讓你把想看的資料擺在第一，像是日期由近到遠排序，就可以知道近期的工作任務由哪些。
必用3：搜尋(Search)
搜尋也是找資料必備的功能，跟篩選、排序位置一樣，直接輸入關鍵字就可以非常簡單。
必用4：模板範本(Template)
這也是我認為自動化必備的功能，可以把你已經建立好的模板設成範本，之後新增一筆資料，都可以直接自動套用。
右圖是示範我的資源資料庫裡，用範本先設好圖示，這樣之後每個頁面都有美美的Icon啦！
懶人救星！你要的資料庫都幫你準備好啦！
上面有提到，資料庫難在設計與規劃，如何將日常所需的表格架構設計出來，該有哪些欄位，如何定期追蹤與管理，這些都是我在設計模板時思考的，作為一個Notion成癮者，每天打開Notion的時間是除了睡覺跟吃飯外，常常在優化自己的面板，期待它更好、更易使用。
像這篇文章上面的示範案例，都是我自己實際在使用的Notion模板，如果包裝完成，也會上架提供給需要的朋友們。
我的模板設計，依功能性為主，優化資料庫間的連結、自動化追蹤的方法，是我特別想做的，如果你對這些不是很擅長、或是沒時間規劃設計，可以先歡迎逛逛我的模板商店，不定期都會推出一些模板，或許你也能找到自己需要的，並加以優化。
讓我們一起用Notion創造美好的生產力。
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