超極簡化 Notion模板—適合初學者、慣性拖延者|前30名免費贈送

我是一個喜歡研究各類軟體工具的人,尤其是筆記工具,舉凡市面上常見的 OneNote、Evernote、GoodNote、Notability等,幾乎都都玩過一輪了。

最終,為了追求只用一個工具,我選擇 Notion,不是因為 Notion 的功能簡單,是因為它強大到可以讓我不再使用其他工具,就能辦到我日常及工作都會用到的功能。

當然,它也是有缺點的,對我來說最大的缺點也是它的功能過於強大,能辦到的事情太多了,我時常要花很多心思研究「怎樣的排版更好、怎樣管理更便利、怎樣才能人性化?」

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主動畫-Notion 1.2 超極簡化日常模板
Notion 1.2 超極簡化日常模板

前言:為什麼需要極簡化模板?

因為Notion實在太好玩、自由度太高,我花了太多時間跟心思研究功能面與介面美觀,每隔一段時間就開始變化模板,希望做出更好的功能,幾乎沒什麼在紀錄筆記,導致自己忽略了使用工具的核心是要能「真實的應用在生活裡」,這簡直是本末倒置。

於是,我開始研究「極簡管理」,我發現整合面板的好處,一個面板所有的資料一目瞭然,不需要花心思尋找要怎麼紀錄,不需要找要從哪裡輸入內容,極簡很便利、很省時,非常適合一般使用者,因為不需要太多的技巧,也不需要複雜的的管理。

極簡模板適合誰?這6類人一定要用!

第一類人:Noiton 初學者

若你是初學者,絕對無法相信Notion的功能可以強大成這樣,當你一再深入挖掘時,很可能會陷在裡面迷失很久。

最終,很可能因為想變得更好,花大量時間研究;懷念簡單管理的樂趣;或因為學習難度極高,認為功能過於複雜而放棄它。

第二類人:慣性拖延症患者

如果你發覺自己時常拖延,可能是因為缺乏時間管理的概念,當瑣事過多時,我們常常會把重要的事情放到最後再辦,優先處理小事或雜事,以消除繁多的任務,導致最終重要任務的進度延遲。

時間一分一秒都很重要,事情有分輕重緩急,然而我們日常工作中,其實大多數的事情都不緊急,導致我們認為很多事可以一直拖延下去。

因此,要將事情的重要性最為首要考量,緊急性則是次要,合理的安排先後順序,才會讓我們能真正開始著手執行那些重要的事情。

第三類人:極簡主義者

如果你追求極簡,肯定不希望管理方式太過複雜,面板越簡單越好,有效減少不必要的干擾,能讓你更專注做自己的事。

第四類人:喜歡把事情變複雜

成為獨立工作者後,我開始檢討自己的工作效率,發現原來我是個極度喜歡把事情「複雜化」的人,明明簡單的管理可以省去很多麻煩,但我老愛使用複雜的工具,老愛看到一款新的工具就花大把時間去學習怎麼使用,導致自己效率極低,本來一天可以寫完的文章,也因為無限複雜化,變成一個極大的主題,而遲遲無法結尾。

在我發現自己效率極低的狀況後,我開始尋找改善的方法,研究時間管理的奧妙,恰巧接觸到一個非常有趣的概念,那就是「極簡化」,通常效率高的人是「執行重於規劃」的,在規劃層面他並沒有花太多時間,反而是把時間拿來做最有意義的事情,那就是直接去執行。

回顧過去的自己,我確實花了很多時間在管理自己、專案、任務或時間,但這些「所謂的管理」無形中也佔據了我過多的時間,導致只有規劃、沒有效益。

第五類人:容易被新奇事物吸引、影響或分心

我發現自己會有這樣的問題,除了思路過於複雜外,也因為我非常「容易分心」,導致工具的使用沒有真正幫助到我,只學操作方法,欠缺實際應用。

這裡指的分心並不是工作無法專注,而是看到一個新奇的東西就會容易被吸引,我想這也是現代人常見的問題之一,我們時常被社群媒體、網路新知給吸引,聽到或看到一個什麼,就著急著去了解,深怕錯過重要的內容,或跟不上潮流。

我們開始會花時間去了解這項東西,但通常無法花太多時間深入了解,只是稍微學一下而已。

當然,想學習的心態固然是好,不過若是過於氾濫的學習,沒有精選工具或方法,就像是撿了一堆對自己沒幫助,卻誤以為是寶物的廢物回家一樣,沒有經過吸收與消化,就又排出來了。

這樣的作為,不僅會吃掉我們的學習精力外,也會花上大量的時間成本。所以,選擇真的對自己有用的工具,並專注深入使用才是最重要的,也才符合經濟效益,這也是時間管理中很重要的概念。

第六類人:好奇心過於旺盛

可能與我的工作性質與學習歷程有關,需要長時間消化大量資料,引發我強烈的好奇心,導致我連結資料的速度過快,總是想到一個概念就去尋找相關的東西,雖然可以串連腦袋中的資料庫,但常常會出現消化不良的狀況,最終無力吸收。

工具一個換過一個,學習總是跳來跳去,缺乏框架與先後次序,如果沒有適時地設立停損點,最終所有規劃的事情都會完成不了,只是任由好奇心在腦中流淌。

模板設計概念

一:淨空思想

以上提到的六類人,是總結自己實際使用Notion近3年來的過程。這段歷程,幾乎都在盲目的管理自己,花很多時間研究模板,幾乎迷失在研究Notion中。

直到,認識時間管理的概念之後,將概念整合進模板內,並實際應用在任務安排上,才發覺整合管理概念的模板,才是真正能改善生活與工作的方法。

倘若對Notion缺乏足夠地瞭解,很可能迷失於Notion大量的功能中無法走出,我希望讓這些人不要過快放棄它,先從最簡單的模板開始,慢慢挖掘功能,邊使用邊學習才是上策,我們需要一點耐心來了解、應用,最終才可能活用到生活裡。

我理解初學者想學習更強大的功能、套用現成模板的心意,但我依然建議先別輕易嘗試功能強大的模板,因為那可能會讓你感到灰心。

視學習情況調整模板才是正確的選擇,初學者有初學階段適用的模板,從現在開始先淨空所有的思想,從簡單應用開始,複雜的先不管,等到學習有成後再慢慢進階,用更強大的模板來管理吧!

二:簡化工具

上文提到 Notion的功能強大到一般人無法想像,如果你跟我一樣學過資料庫的串連概念,可能不會感覺有那麼困難,但站在大多數的使用者角度思考,會發覺那確實需要花時間學習與了解。

功能強大對我來說是好處,對他人來說卻不見得,最主要還是要適合使用者的使用習慣,用起來順手最重要。

不過,這並不表示 Notion 不適合你,它最大的優點就在於「它可以很複雜,也可以很簡單。」

只要學會基本的工具,就能馬上開始了,後續想要的功能,可以透過學習慢慢補足,也不像一般超簡易軟體,後續要擴充功能是沒辦法的,只能逼著我們換一套軟體使用。

舉例來說,菜鳥時期的我只會最基本的輸入文字、建立待辦清單等,後來學到「看板跟甘特圖」的概念,開始轉換去找這類軟體,變成要來回切換各個工具才能使用,因為切換很麻煩,就開始懶得紀錄,資料變成多缺一塊西缺一塊的。

但是,Notion 可以整合市面上的管理工具,讓你不用再特地為了一個功能,而去註冊使用另一個工具,增添軟體切換的困擾。

我希望設計的這款模板,不需要太長的學習時間,就能讓初學者馬上使用,因此會盡量簡化複雜的工具,讓初學者不會感到使用上很複雜,難以使用。

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極簡化模板介紹

〔1〕「任務」管理整合時間管理中「優先權」的概念

Notion任務管理示意畫面
Notion任務管理示意畫面

上面提到若想解決拖延問題,必須將事情排先後。我將模板加入「優先權」的概念,以「重要性」作為首要編排任務的順序,「緊急程度」則是次要。

共分為4個層級

A:重要且緊急

B:重要但不緊急

C:緊急但不重要

D:不緊急也不重要

使用方法及原則
☑️方法1:完成任務直接打勾,可減少不必要的干擾,還能享受消除任務後帶來的暢快感。
☑️方法2:列出今天最重要的3個任務,及次要的3個任務。
⚠️原則1:這任務要與你的目標有直接影響。
⚠️原則2:請以重要性為先決條件,緊急程度為次要條件。
⚠️原則3:請從任務排序第一的項目開始執行,未完成不執行第二項任務。

問題1:為什麼不能以緊急性為優先排序?

如果將一個重要任務安排在三個月內處理完成,容易因為事情不是最緊急的,而開始拖延,直到剩下最後兩天才開始處理,那就很可能沒辦法把最重要的事做好、做詳盡。

問題2:如何評估任務的重要程度?

最有效的判斷方式是「完成此任務是否有助於你達成自己的短期目標或長期目標,甚至是人生目標?」如果是,那就表示它很重要,須優先排序。

問題3:以重要性優先排序的目的是什麼?

當我們面對一個長期且困難的工作任務時,難免會想優先處理簡單的,把困難的放在最後集中處理,但是,這樣往往會導致沒有預留足夠時間把重要的事情處理好。

反之,如果我們先定義事情的重要性,遵守「最重要的先處理、未處理完不可跳過」的原則,最終,你會發現,即使你今天安排的任務皆未完成,但我們已經先處理最重要的事情,不會因為今天感覺沒做到重要的任務,而感到洩氣或焦慮,有效減少因任務安排不當,導致拖延所帶來的失落感。

問題4:為什麼一天只安排3個首要任務、3個次要任務?

我們常常會想到什麼就放入待辦清單裡,以免忘記,但重新檢視清單會發覺事情好多,感覺永遠都做不完,還沒開始做就感覺累了,那是因為我們每個人的精力都是有限的,我們不能安排超出自己能負荷的任務總數,合理的任務限制數量,能減少任務繁重帶來的焦慮,3個首要任務、3個次要任務只是建議值,你可以根據自身情況調整,找到最適合自己的步調。

只要依循原則安排任務,能有效減少「慣性拖延」,「強迫自己優先處理最重要的任務」就能減少沒有完成目標所帶來的焦慮感、自責感、失落感。

〔2〕極簡、降低干擾的面板

Notion超極簡化日常模板 首頁
Notion超極簡化日常模板 首頁

模板的設計以極簡為主,顏色皆以灰色調為主軸,只需一個面板即可展開管理所有日常任務,有需更動的資料庫再到資料庫中更新即可。

〔3〕數據視覺化

Notion超極簡化日常模板 首頁(數據視覺化)
Notion超極簡化日常模板 首頁(數據視覺化)

首頁存放「數據視覺化」儀錶板,便於追蹤目前任務、學習等各項績效表現,所有情況一目瞭然。

沒想到還可以這樣做

以財務視覺化為例,來看看我是怎麼設計這個模板的。

顏色標記:將「收入」用綠色標記,「支出」用紅色標記,「淨值」即收入減支出,用黃色標記,方便確認財務狀況。

金額顯示:每個項目皆個別顯示總金額。

Notion超極簡化日常模板 財務統計畫面
Notion超極簡化日常模板 財務統計畫面

預期目標:屬性設定Divide by的數字,用預期目標設定,可以評估是否有達標,例如我希望每月收入有30,000元,那我就輸入30,000,長條圖會根據你的金額變動自行變更,以方便我們查看距離達標還有多少。

Notion超極簡化日常模板  財務屬性設定
Notion超極簡化日常模板 財務屬性設定

〔4〕不用花心思管理,手把手教你怎麼用

1:行事曆

清楚呈現本月的任務項目及完成狀況,也可調整檢視變成「周」或「年」。

Notion超極簡化日常模板  行事曆
Notion超極簡化日常模板 行事曆

2:日記

每天要寫的日記,從這裡紀錄,根據當天狀況,設定了一些屬性,如:習慣養成「冥想、學習、運動、閱讀」,名稱都可以自行調整,表中也加入了公式,會自動計算習慣養成率。

另外還有「工作狀態、心態、檢討、改進」等可自行輸入追蹤管理。

Notion超極簡化日常模板 日記
Notion超極簡化日常模板 日記

3:專案

以看板形式呈現,群組方式用執行狀態分類,並分別放入重要資訊,如優先權、完成度、期限等。

Notion超極簡化日常模板 專案
Notion超極簡化日常模板 專案

4:記帳

逐筆輸入收入、支出、購物車等資訊,便於記帳管理。

Notion超極簡化日常模板 記帳
Notion超極簡化日常模板 記帳

5:財務

「財務表」用來記錄當月花費收入與支出總額與淨值,以資料庫關聯的方式串聯到「記帳表」,只需在要記錄的當月份,添加收入或支出項目,會自動計算總額,於首頁顯示。

Notion超極簡化日常模板 財務
Notion超極簡化日常模板 財務

6:靈感

存放靈感以表格方式呈現,便於快速蒐集資料、靈感、文章等。

Notion超極簡化日常模板 靈感
Notion超極簡化日常模板 靈感

7:閱讀

將自身在閱讀的書籍放入資料庫中,每新增一本書,就可以寫一篇心得來做簡易管理。

Notion超極簡化日常模板 閱讀
Notion超極簡化日常模板 閱讀

8:學習

將學習的課程,用畫廊呈現,關聯課程進度追蹤表的資料,以呈現完成度,當完成某個課程單元並打勾時,會自動計算完成度。

Notion超極簡化日常模板 學習
Notion超極簡化日常模板 學習

〔5〕範本都幫你準備好了

以「閱讀」為例

新增內容不用害怕要自己設計範本,範本都幫你設計好,並設定為預設,打開就可以直接輸入資料了,超輕鬆、不費腦力。

Notion超極簡化日常模板 範本
Notion超極簡化日常模板 範本

〔6〕資料庫統一存放整理

資料庫都是統一存放管理,隨時可依需求展開,有些檢視視角沒放在管理面板中,若想要可以自行放入;想新增視角也可以,或是修改屬行參數,都是從這裡調整。

Notion超極簡化日常模板 資料庫統一存放
Notion超極簡化日常模板 資料庫統一存放

〔7〕趁機學起來的功能與概念

此模板的「財務」就是使用了資料庫關聯的概念,對此有興趣的人可以自行研究一下,簡單地說它可以幫你把需要的資料作連結,你可以取用資料庫A的某個屬性資料至資料庫B,就像是我把「記帳」的金額資料,放入「財務」中,並分別加總「收入、支出」之金額,得出當月份所得與花費。

免費獲得辦法:Notion模板免費

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