超極簡化 Notion模板—適合初學者、慣性拖延者｜前30名免費贈送

我是一個喜歡研究各類軟體工具的人，尤其是筆記工具，舉凡市面上常見的 OneNote、Evernote、GoodNote、Notability等，幾乎都都玩過一輪了。

最終，為了追求只用一個工具，我選擇 Notion，不是因為 Notion 的功能簡單，是因為它強大到可以讓我不再使用其他工具，就能辦到我日常及工作都會用到的功能。

當然，它也是有缺點的，對我來說最大的缺點也是它的功能過於強大，能辦到的事情太多了，我時常要花很多心思研究「怎樣的排版更好、怎樣管理更便利、怎樣才能人性化？」

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前言：為什麼需要極簡化模板？

因為Notion實在太好玩、自由度太高，我花了太多時間跟心思研究功能面與介面美觀，每隔一段時間就開始變化模板，希望做出更好的功能，幾乎沒什麼在紀錄筆記，導致自己忽略了使用工具的核心是要能「真實的應用在生活裡」，這簡直是本末倒置。

於是，我開始研究「極簡管理」，我發現整合面板的好處，一個面板所有的資料一目瞭然，不需要花心思尋找要怎麼紀錄，不需要找要從哪裡輸入內容，極簡很便利、很省時，非常適合一般使用者，因為不需要太多的技巧，也不需要複雜的的管理。

極簡模板適合誰？這6類人一定要用！

第一類人：Noiton 初學者

若你是初學者，絕對無法相信Notion的功能可以強大成這樣，當你一再深入挖掘時，很可能會陷在裡面迷失很久。

最終，很可能因為想變得更好，花大量時間研究；懷念簡單管理的樂趣；或因為學習難度極高，認為功能過於複雜而放棄它。

第二類人：慣性拖延症患者

如果你發覺自己時常拖延，可能是因為缺乏時間管理的概念，當瑣事過多時，我們常常會把重要的事情放到最後再辦，優先處理小事或雜事，以消除繁多的任務，導致最終重要任務的進度延遲。

時間一分一秒都很重要，事情有分輕重緩急，然而我們日常工作中，其實大多數的事情都不緊急，導致我們認為很多事可以一直拖延下去。

因此，要將事情的重要性最為首要考量，緊急性則是次要，合理的安排先後順序，才會讓我們能真正開始著手執行那些重要的事情。

第三類人：極簡主義者

如果你追求極簡，肯定不希望管理方式太過複雜，面板越簡單越好，有效減少不必要的干擾，能讓你更專注做自己的事。

第四類人：喜歡把事情變複雜

成為獨立工作者後，我開始檢討自己的工作效率，發現原來我是個極度喜歡把事情「複雜化」的人，明明簡單的管理可以省去很多麻煩，但我老愛使用複雜的工具，老愛看到一款新的工具就花大把時間去學習怎麼使用，導致自己效率極低，本來一天可以寫完的文章，也因為無限複雜化，變成一個極大的主題，而遲遲無法結尾。

在我發現自己效率極低的狀況後，我開始尋找改善的方法，研究時間管理的奧妙，恰巧接觸到一個非常有趣的概念，那就是「極簡化」，通常效率高的人是「執行重於規劃」的，在規劃層面他並沒有花太多時間，反而是把時間拿來做最有意義的事情，那就是直接去執行。

回顧過去的自己，我確實花了很多時間在管理自己、專案、任務或時間，但這些「所謂的管理」無形中也佔據了我過多的時間，導致只有規劃、沒有效益。

第五類人：容易被新奇事物吸引、影響或分心

我發現自己會有這樣的問題，除了思路過於複雜外，也因為我非常「容易分心」，導致工具的使用沒有真正幫助到我，只學操作方法，欠缺實際應用。

這裡指的分心並不是工作無法專注，而是看到一個新奇的東西就會容易被吸引，我想這也是現代人常見的問題之一，我們時常被社群媒體、網路新知給吸引，聽到或看到一個什麼，就著急著去了解，深怕錯過重要的內容，或跟不上潮流。

我們開始會花時間去了解這項東西，但通常無法花太多時間深入了解，只是稍微學一下而已。

當然，想學習的心態固然是好，不過若是過於氾濫的學習，沒有精選工具或方法，就像是撿了一堆對自己沒幫助，卻誤以為是寶物的廢物回家一樣，沒有經過吸收與消化，就又排出來了。

這樣的作為，不僅會吃掉我們的學習精力外，也會花上大量的時間成本。所以，選擇真的對自己有用的工具，並專注深入使用才是最重要的，也才符合經濟效益，這也是時間管理中很重要的概念。

第六類人：好奇心過於旺盛

可能與我的工作性質與學習歷程有關，需要長時間消化大量資料，引發我強烈的好奇心，導致我連結資料的速度過快，總是想到一個概念就去尋找相關的東西，雖然可以串連腦袋中的資料庫，但常常會出現消化不良的狀況，最終無力吸收。

工具一個換過一個，學習總是跳來跳去，缺乏框架與先後次序，如果沒有適時地設立停損點，最終所有規劃的事情都會完成不了，只是任由好奇心在腦中流淌。

模板設計概念

一：淨空思想

以上提到的六類人，是總結自己實際使用Notion近3年來的過程。這段歷程，幾乎都在盲目的管理自己，花很多時間研究模板，幾乎迷失在研究Notion中。

直到，認識時間管理的概念之後，將概念整合進模板內，並實際應用在任務安排上，才發覺整合管理概念的模板，才是真正能改善生活與工作的方法。

倘若對Notion缺乏足夠地瞭解，很可能迷失於Notion大量的功能中無法走出，我希望讓這些人不要過快放棄它，先從最簡單的模板開始，慢慢挖掘功能，邊使用邊學習才是上策，我們需要一點耐心來了解、應用，最終才可能活用到生活裡。

我理解初學者想學習更強大的功能、套用現成模板的心意，但我依然建議先別輕易嘗試功能強大的模板，因為那可能會讓你感到灰心。

視學習情況調整模板才是正確的選擇，初學者有初學階段適用的模板，從現在開始先淨空所有的思想，從簡單應用開始，複雜的先不管，等到學習有成後再慢慢進階，用更強大的模板來管理吧！

二：簡化工具

上文提到 Notion的功能強大到一般人無法想像，如果你跟我一樣學過資料庫的串連概念，可能不會感覺有那麼困難，但站在大多數的使用者角度思考，會發覺那確實需要花時間學習與了解。

功能強大對我來說是好處，對他人來說卻不見得，最主要還是要適合使用者的使用習慣，用起來順手最重要。

不過，這並不表示 Notion 不適合你，它最大的優點就在於「它可以很複雜，也可以很簡單。」

只要學會基本的工具，就能馬上開始了，後續想要的功能，可以透過學習慢慢補足，也不像一般超簡易軟體，後續要擴充功能是沒辦法的，只能逼著我們換一套軟體使用。

舉例來說，菜鳥時期的我只會最基本的輸入文字、建立待辦清單等，後來學到「看板跟甘特圖」的概念，開始轉換去找這類軟體，變成要來回切換各個工具才能使用，因為切換很麻煩，就開始懶得紀錄，資料變成多缺一塊西缺一塊的。

但是，Notion 可以整合市面上的管理工具，讓你不用再特地為了一個功能，而去註冊使用另一個工具，增添軟體切換的困擾。

我希望設計的這款模板，不需要太長的學習時間，就能讓初學者馬上使用，因此會盡量簡化複雜的工具，讓初學者不會感到使用上很複雜，難以使用。

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極簡化模板介紹

〔1〕「任務」管理整合時間管理中「優先權」的概念

上面提到若想解決拖延問題，必須將事情排先後。我將模板加入「優先權」的概念，以「重要性」作為首要編排任務的順序，「緊急程度」則是次要。

共分為4個層級

A：重要且緊急

B：重要但不緊急

C：緊急但不重要

D：不緊急也不重要

使用方法及原則
☑️方法1：完成任務直接打勾，可減少不必要的干擾，還能享受消除任務後帶來的暢快感。
☑️方法2：列出今天最重要的3個任務，及次要的3個任務。
⚠️原則1：這任務要與你的目標有直接影響。
⚠️原則2：請以重要性為先決條件，緊急程度為次要條件。
⚠️原則3：請從任務排序第一的項目開始執行，未完成不執行第二項任務。

問題1：為什麼不能以緊急性為優先排序？

如果將一個重要任務安排在三個月內處理完成，容易因為事情不是最緊急的，而開始拖延，直到剩下最後兩天才開始處理，那就很可能沒辦法把最重要的事做好、做詳盡。

問題2：如何評估任務的重要程度？

最有效的判斷方式是「完成此任務是否有助於你達成自己的短期目標或長期目標，甚至是人生目標？」如果是，那就表示它很重要，須優先排序。

問題3：以重要性優先排序的目的是什麼？

當我們面對一個長期且困難的工作任務時，難免會想優先處理簡單的，把困難的放在最後集中處理，但是，這樣往往會導致沒有預留足夠時間把重要的事情處理好。

反之，如果我們先定義事情的重要性，遵守「最重要的先處理、未處理完不可跳過」的原則，最終，你會發現，即使你今天安排的任務皆未完成，但我們已經先處理最重要的事情，不會因為今天感覺沒做到重要的任務，而感到洩氣或焦慮，有效減少因任務安排不當，導致拖延所帶來的失落感。

問題4：為什麼一天只安排3個首要任務、3個次要任務？

我們常常會想到什麼就放入待辦清單裡，以免忘記，但重新檢視清單會發覺事情好多，感覺永遠都做不完，還沒開始做就感覺累了，那是因為我們每個人的精力都是有限的，我們不能安排超出自己能負荷的任務總數，合理的任務限制數量，能減少任務繁重帶來的焦慮，3個首要任務、3個次要任務只是建議值，你可以根據自身情況調整，找到最適合自己的步調。

只要依循原則安排任務，能有效減少「慣性拖延」，「強迫自己優先處理最重要的任務」就能減少沒有完成目標所帶來的焦慮感、自責感、失落感。

〔2〕極簡、降低干擾的面板

模板的設計以極簡為主，顏色皆以灰色調為主軸，只需一個面板即可展開管理所有日常任務，有需更動的資料庫再到資料庫中更新即可。

〔3〕數據視覺化

首頁存放「數據視覺化」儀錶板，便於追蹤目前任務、學習等各項績效表現，所有情況一目瞭然。

沒想到還可以這樣做

以財務視覺化為例，來看看我是怎麼設計這個模板的。

〔4〕不用花心思管理，手把手教你怎麼用

〔5〕範本都幫你準備好了

〔6〕資料庫統一存放整理

〔7〕趁機學起來的功能與概念

此模板的「財務」就是使用了資料庫關聯的概念，對此有興趣的人可以自行研究一下，簡單地說它可以幫你把需要的資料作連結，你可以取用資料庫A的某個屬性資料至資料庫B，就像是我把「記帳」的金額資料，放入「財務」中，並分別加總「收入、支出」之金額，得出當月份所得與花費。

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