這篇文章是接續這篇《完整介紹待辦清單：用這些工具、app、範本建立適合你的待辦清單》而衍生出的模板介紹文，我基於這篇文章的管理方法，獨家設計出了獨立的待辦清單系統，協助長期在使用 To-Do List 方法來維持任務管理的人們，能擁有更完整、人性的管理工具。
若你本身對待辦清單系統不清楚，或是未曾使用過任務管理工具、方法，可以先看這篇文章。相信能讓你對待辦清單系統，有更深入的認識，並打破過去建立待辦事項及任務管理的認知，重新了解什麼才是好的任務管理方法。
什麼是待辦清單系統？
正如《一流工作者都在用的待辦清單》中不斷強調的：
「好的待辦清單，能夠消除因專案落後，產生的沮喪感與內疚感；不良的待辦清單，則很可能帶來反效果，降低生產力。」
所以，用好的管理系統是任務管理中很重要的一環，而本系統便是基於《一流工作者都在用的待辦清單》中科學化的管理方法論，而設計出的待辦清單系統。
想做任務管理，確實可以透過建立 TO-DO LIST 這個簡單的小動作，來達到大腦傾存 (brain dump) 的作用。
不過，列清單可以很簡單，也可以很有學問。一份值得稱讚的待辦清單應該在每天結束前，劃掉你預計完成的任務清單，並且確保當日完成的任務，是有意義或高價值的。
許多人無法透過建立待辦清單來完成任務，最主要的原因是—看著堆積如山的任務清單皆未完成，罪惡感逐漸增加，便失去了待辦清單可以消除焦慮的作用。
Notion待辦清單系統適合誰？
建立待辦事項的方法很多，從簡單到複雜；從紙本到數位。大多數人建立的習慣不同，選擇自己可以長期維持使用的工具，是比較好的方法。
我自己習慣用「數位」方法做任務管理，目前主力工具是 Notion ，會把自己設計的模板，放在這裡販售（也有免費的），所以本篇文章會介紹這款—To-Do List 待辦清單系統。
To-Do List 待辦清單系統
– 系統示意畫面
許多用戶都很猶豫，如何選擇適合自己的 Notion 模板？所以，我也提出了 3 個常見的選擇問題，希望能幫助你了解自己是否需要這套系統。
1. 你是否需要更好的任務管理系統？
如果你曾經自己列過待辦事項，請檢視自己這份清單，是否有以下問題？
- 不知不覺愈來愈長，感覺永遠都完成不了
- 上面沒有寫截止日期，導致自己無限拖延
- 沒有寫上執行任務的目的與原因，就沒有動力完成
這些問題，若沒有長期使用待辦清單的人應該不會察覺，但如果問題已經產生了，就要試著優化。
2. 你適合的系統類型
自己正在使用的系統，適合自己嗎？還是有更適合的解決方案呢？
- 你有找過其他軟體或工具嗎？
- 你曾經想解決目前的 bug 嗎？
- 有定期評估，系統使用的狀況如何嗎？
- 你了解自己的使用習慣嗎？
很多時候，我們只是因為習慣了一套工具，不想切換舊有的工作模式，而屈就於目前的系統。不過，認真思考過後，發現這些問題正在不知不覺影響著你，甚至導致生產力下降。
我自己也是看了《一流工作者都在用的待辦清單》後，才開始反省過去的工作模式，並積極找出管理方法上的漏洞。所以我非常能理解，切換系統前的焦慮，以及切換系統後的學習陣痛期。
不過，我秉持著：「若已經知道問題在哪裡，卻因為懶惰而不解決，那就只是等著問題持續惡化，直到一發不可收拾的那天。」
請評估看看：目前使用的系統有哪些問題？它是否真的能協助你達成目標。若「是」請繼續使用；若「否」請嘗試轉換系統。
3. 任務管理的解決方案
任務管理的方法與工具琳瑯滿目，沒有絕對完美的。我曾經分享過，自己用過 Evernote、Trello、Microsofe To Do、iOS 提醒事項等，最終還是用 Notion 最習慣。
選擇系統時，請記得要搭配個人的使用習慣。若你剛好面臨轉換系統，可以考慮 Notion 看看，因為它已經有非常高的知名度，你能從網路上找到各式各樣的支援。
我自己很懶得增加設備與工具間的切換成本，用 Notion 這類型的多功能工具，能滿足我自己大多數的使用場景。不管是新手、面臨筆記軟體轉換期的使用者、生產力工具老手，都能在 Notion 中找到樂趣。
設計理念
All-in-one
– 任務管理一套就夠
我在設計這套工具時的想法，是希望這套系統像是個人桌布一樣，一打開操作界面，就可以開始使用。人性化、快速，讓你可以即時管理任務。
所以，我的這套待辦清單系統有以下幾個特點：
All-in-one 任務管理一套就夠
市面上的筆記軟體非常多，如 Evernote、Trello、Google Keep、OneNote、HackMD 等，而專門做「任務管理與待辦事項」的軟體也很多，像是 Trello、Microsofe To Do、iOS 提醒事項等，為什麼我會選擇 Notion ？
主要的原因是它不只是筆記軟體，更像是個健全的生產力工具，且在市面上要做到，「資料庫整合」如此完整的大概也只有它。
我把常見的任務管理方法，都整合在這套系統中。除了基本的清單功能外，還可以用「時間軸」管理執行任務時，所花費的總時長；也有「行事曆」可以安排任務日期；整合「專案管理概念」管理任務目標；更可以追蹤「任務情境與負荷程度」。
永久保留個人自由度
我長期使用這些數位生產力工具下來的真實體會：
「任何生產力工具都沒有絕對完美的，能讓你維持長期運作下去的才是最適合。」
我如此熱愛使用 Notion 的原因，並不是因為它非常完美，而是因為它夠自由。
身為一個設計師，很在意系統的界面外觀，及操作人性化。我想優化界面設計，就自己設計、上傳圖片、更改顏色；我想讓操作更人性化，只須移動區塊、重新排版就好。
這是我認為 Notion 最大的樂趣所在，也是我沒有辦法跳槽到其他家系統的原因，因為我想要的系統，幾乎都可以靠自己的想法設計出來。
人性化設計
通常，我在設計模板時，一定會考量使用的情境。因為，所有的模板都是經過，我個人長期的使用，重新優化、設計、包裝完成的，所以會考量日常使用情境去做設計。
它不會 100 % 完美。不過，如同我前面所說的，它很自由；所以，我的任務是盡量做到完整，讓你們可以根據個人習慣在後期進行優化。
系統操作簡介
相信，買過我的模板都知道，我會專門為一套系統寫一篇教學文章，引導使用者在操作上更順暢。接下來，我會根據界面由上而下，講解這套系統操作方法。
主畫面簡介
模板購買完成，並下載後。會看到畫面如上方，會有簡易的文字說明（紅字處），引導使用者該如何操作。
若習慣操作後，可以自行把說明文字移除，就會變成下圖這樣乾淨的主畫面了。
系統功能簡介
系統共分為 5 個部份（如下圖），接下來逐一介紹各個功能，希望能讓使用者學會操作邏輯。
第一部份、時間軸：整合時間軸，套用公式，立即算出你在任務上所花費的時間。
第二部份、任務情境：確認自己是否有以「優先序、重要程度、類型」為安排基礎。
第三部份、任務清單：安排、新增任務，於任務清單中。
第四部份、任務目標：直接連結任務目標，讓你清楚知道自己的方向。
第五部份、任務負荷：確保你不會因為任務總量太多，導致拖延心裡問題。
系統操作方法：只要 3 個步驟
建議剛進入系統時，使用順序如下：
第1步、建立「任務清單」（於第三部份）
1-1 當前：先安排任務，並登入進去。
1-2 總任務：填寫建立原因、關聯目標、情境等。
1-3 週完成：可查看本週完成任務有哪些，並安排當、隔週任務。
1-4 專案：確認專案與任務的關聯與進度。
1-5 關聯：確認都有關聯到。
1-6 總表：添加其他屬性時，方便使用。
第2步、確認「任務日程」（於第一部份）
2-1 時間軸：分為日計畫、週計畫、月計畫，完成第 1 步驟後，可以在日計畫上拖動任務，以確保追蹤任務完成的總時長。
2-2 日曆：用日曆呈現，便於確認當月任務。
第3步、追蹤任務狀態（於第二、五部份）
3-1 追蹤情境：自動呈現「優先序、重要程度、類型」等狀態，便於追蹤任務。
3-2 追蹤負荷量：自動計算當日任務負荷量，目前預設以當日不超過 5 個任務為主，可自行設定。（點資料庫右上角三個原點的圖示（View options）→Properties→當日完成量（往下滑看到 Divide by）→改數字。）
其他、建立目標（於第四部份）
若欲建立新的目標與任務關聯，可直接輸入目標。
獲取Notion模板
任務管理、待辦清單通通 OK！
Notion To-Do List 是一套便於任務管理的待辦清單系統，擁有完整的架構、系統化的設計，絕對能滿足你對待辦清單的要求。
🈁 本文提到的文章
《完整介紹待辦清單：用這些工具、app、範本建立適合你的待辦清單》
《什麼是Notion資料庫》
《Notion 教學全攻略—為什麼我推薦Notion》
🈁 本文提到的書籍
《一流工作者都在用的待辦清單》
🈁 本文提到的模板
Notion 待辦清單系統：Notion To-Do List
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