大家應該都有過建立待辦清單的習慣，設計優良的待辦清單能幫我們清除大腦中的雜訊，以達到大腦傾存 (brain dump) 的效果。
但是，有問題的待辦清單卻很可能帶來反效果，阻礙你的成功。這也是最近介紹的書籍《一流工作者都在用的待辦清單》中所強調的問題。
本篇文章中有小測驗，能協助你建立完整的待辦清單，並找到以下答案：
1️⃣ 怎樣的待辦清單能協助你達成目標？
2️⃣ 如何評估自己目前在使用的清單，是否有問題？
待辦清單是什麼？
待辦清單簡單來說，可以說是透過建立 TO-DO LIST 這個簡單的小動作，來達到大腦傾存 (brain dump) 作用的一種任務管理系統。
依據使用者對待辦清單的使用階段，可簡單分為以下幾種情況。
一：對待辦清單的認知程度：你知道什麼是待辦清單 or 你沒聽過待辦清單
二：對待辦清單的使用程度：你正在使用待辦清單管理任務 or 你已經使用過，但總覺得沒有用。
不論你是屬於哪個時期的使用者，這篇文章能讓你重新認識一次待辦清單的正確使用方法，並不僅僅只是建立出 TO-DO LIST 就好，因為建立待辦清單的方法過於簡單，也可能引發出許多問題。
傳統的使用方法會讓我們過度依賴「建立」，也就是把任務寫下來，而忽略了「執行」這個動作，這會造成我們建立的清單越來越長，感覺自己永遠都做不完，導致無限期拖延。
為什麼要建立待辦清單？
好的待辦清單絕對能夠消除你因專案落後產生的沮喪感與內疚感。
雖然，錯誤的建立待辦清單會阻礙我們的發展，但只要使用正確地使用待辦清單來管理任務，就會產生強大地效用幫助你完成任務。
建立待辦清單的好處：幫你有系統地完成任務
我一直有用紙筆寫下當日任務的習慣，對我而言，它最大的好處就是可以消除焦慮，對於我這種容易焦慮緊張的人來說，它大大的幫助了我整理思緒、安排任務。除此之外，還有幾點主要好處：
一、合理地安排須優先處理的任務
二、確保能在截止日前完成任務
三、在正確的時間裡，優先處理高價值任務
四、減輕任務繁忙的壓力
五、改善你的注意力
什麼是好的待辦清單？
列清單可以很簡單，也可以很有學問。而一份值得稱讚的待辦清單應該要能滿足以下幾個特點：
一、應該在每天結束前，劃掉你預計完成的任務清單。
二、你完成的任務，要是有意義或高價值的。
三、它要能消除你的焦慮，而不是增加罪惡感。
你可以試著檢視看看自己目前所使用的待辦清單系統，是否都有符合以上幾點。
設計不良的待辦清單
設計不良的待辦清單是生產力殺手，它不僅沒辦法協助我們完成任務，還有可能阻擾我們的動力。
過去，我只是憑著最傳統的方式，像家庭主婦買菜列清單一樣。當待辦項目一多，就不好管理了，到後期我漸漸發現這樣的管理方法有許多漏洞。
根據生產力 app 開發商 iDoneThis 所提供的調查數據：
1️⃣ 有 41% 的待辦事項，從未被完成。
2️⃣ 在已完成的待辦事項中，有 50% 是在一天內完成；18% 是在一小時內完成；10% 是在一分鐘內完成。
這些數據顯示出幾點問題：
1️⃣ 無法真正促使人們行動：最終只會被無限延期，或者完全終止。
2️⃣ 沒有評估所需時間：多數事項其實可以很快完成。
3️⃣ 人們傾向完成容易執行的任務：以營造錯誤的成就感。
4️⃣ 重要任務被遺忘：高價值任務可能因為較難執行而被遺忘。
5️⃣ 任務被無限延長與增加：造成心理壓力，焦慮讓我們無法行動。
從結論上來看：大多數人使用的待辦清單都沒有用！
8 個你無法完成待辦清單的原因
想解決問題，就必須知道問題在哪裡，因此，我們可以分析一下，為什麼我們無法完成待辦清單上的項目。
| 編號 | 原因 | 解決辦法 |
|---|---|---|
| 1 | 搞錯建立待辦清單的意義 | 加入決定優先序條件 (重要性、緊急性) |
| 2 | 少了截止日期 | 建立截止日期 |
| 3 | 清單太長 | 限制任務數量 |
| 4 | 沒有分類 | 建立分類清單 |
| 5 | 選擇太多，存在太多變異性 | 篩選、個別建立清單 |
| 6 | 沒有任務情境 | 建立關聯、情境清單、優先序 |
| 7 | 定義太廣泛 | 切分任務 |
| 8 | 沒有與特定目標連結 | 建立與目標的關聯，將做這項任務的原因寫下來。 |
以上 8 點所產生的問題大致如下：
1、清單太長根本不可能完成，進而助長拖延行為。
2、優先序高的擺在優先序低的旁邊，每天面對一連串的選擇，降低我們做決定的能力，產生更多焦慮。
3、沒有截止日期、優先序、種類或相關說明 (任務在實現目標上扮演的角色)，很難知道哪些任務值得關注。
4、你有多少時間可以完成工作，你就會延展你的工作來填滿可用的時間。—帕金森定律 (Parkinson’s Law)
5、我們很容易因為任務太大，不易執行而放棄完成，因為我們習慣選擇較易完成的任務開始。
6、搞不清楚執行此任務的目標。目標會激勵我們採取行動，如果能預期完成任務帶來的正向影響，將促使我們完成任務。
如果，你發現自己也有以上幾點問題，先別著急，先做個簡單的小測驗，看看自己的待辦清單管理程度，下面我會提供幾個可以改善系統的方法。
測驗：你的待辦清單合格嗎？
這個簡單的小測驗改良自《一流工作者都在用的待辦清單》書中的自評表，設計出簡單的測驗，能協助你快速完成自我評測，針對問題點進行改善。
待辦清單健康度測試
本測驗將測試你的待辦清單是否能有效提升生產力，你的分數將決定你是否需要重新建立一套適合你的待辦清單系統。
如何改善你的待辦清單？
連續幾天都未完成待辦清單上的項目，而感到焦慮、內疚，無法集中注意力完成工作，將任務無限拖延？
根據研究顯示：慢性壓力與擔憂會改變大腦的運作。我們的思考方式與進行理性決策的能力，會隨著壓力激素的增加而受到影響。
《一流工作者都在用的待辦清單》
最建議的使用方法是：隨時了解自身的情緒狀況，以做出合適的調整。
例如：明確判斷焦慮與負面情緒來源。如果是因為待辦清單上的任務太多無法完成，那我們就必須減少當日的任務數量，控制在可完成的範圍內。
如何建立好的待辦清單？9 個方法建立好的待辦清單
任何生產力工具都沒有絕對完美的：每個人適合的系統都不同，最重要的找出那些能使你的工作流程更完善的方法。
但我們還是可以遵循以下幾個原則：
| 編號 | 功能 | 作用 |
|---|---|---|
| 1 | 建立易管理的清單 | 能夠實現大腦傾存，減少因任務繁多，帶來的心理壓力。 |
| 2 | 設定截止日期 | 分配有限時間，促使行動。 |
| 3 | 專案拆成小任務 | 減少大專案的壓力，消除專案落後產生的沮喪及內疚感。 |
| 4 | 限制任務總量 | 在每天結束前，順利完成今日任務。 |
| 5 | 與情境關聯 | 知道任務在何種情境下，可以先做或後做。 |
| 6 | 與目標連結 | 明確了解自己的任務與目標有關，起到激勵作用。 |
| 7 | 分為當前與未來 | 與總任務分開。可以專注於完成今天要完成的就好。 |
| 8 | 任務建立的原因 | 說明建立原因，可以讓你更有動力完成。 |
| 9 | 計算花費時間 | 掌握完成相似任務的耗時。讓日後安排任務時，可減少估算錯誤。 |
待辦清單 工具
記下待辦清單的工具一般來說分為兩種
第一種：紙本書寫
第二種：數位工具（軟體或 app）
挑選工具的重點在於你會使用它，而不是它有多強大。有些人只需要有基礎的功能就好，非常適合像 iOS 備忘錄、提醒事項這類型的極簡工具；有些人甚至只需要紙筆就好，隨時可紀錄，並增加肌肉記憶。
多多嘗試不同的系統，多觀察自己的使用情境，找到那套有辦法讓你長期運作下去的工具就對了。
5 款 待辦清單 app
1、iPhone 提醒事項：使用 iPhone 的用戶非常推薦直接使用原生系統就好，極簡便利又快速。
2、TickTick：被紐約時報公司評選為最佳的待辦清單 app，可在所有設備上實現無縫同步。
3、Google Tasks：Google 推出的待辦事項工具，完美整合 Gmail、Google 日曆，輕鬆同步管理。
4、Microsoft To Do：由微軟推出的 To Do 工具，可直接與 Outlook 同步，非常適合微軟用戶使用。
5、Notion：雖然不是專門的待辦事項工具，但它是一套包羅萬象的筆記工具，可以自行建立待辦清單系統，完全客製出自己的需求，非常推薦需要 all-in-one 管理系統的人使用。
待辦清單 Notion 範本
能讓你維持長期運作下去的就是最適合的：
我也是用過無數個工具總想找到最好的，可我也知道沒有最好的，只有最適合的。
我曾經分享過，自己用過 Evernote、Trello、Google Keep、OneNote、HackMD 等工具，最終還是用 Notion 最習慣。因為長期使用下來，更了解自己的需求，須配合自己的個性與工作習慣。
我的工作非常多工、繁雜，需要像 Notion 一樣強大的資料庫，及多功能的管理工具，最好能一套軟體整合所有資料、工具，才有辦法滿足我 9 成以上的使用情境。
只要你有心絕對可以在網路上找到一堆管理工具、方法，但是有哪些工具，是你真的能持之以恆地使用下去？
若工具換來換去，還是沒能建立出自己的系統，那可能就不是工具的問題了。
找方法很簡單，建立習慣卻很困難。你可能只是沒有辦法持續地，利用這些系統紀錄你的工作和生活。
如果你像我一樣很懶得增加設備與工具間的切換成本，那就很適合用 Notion 這類型的多功能工具，因為它能滿足你的，絕對超過你需要的，至少我認為它能滿足我自己大多數的使用場景。
我的 Notion 系統介紹
並非完美，但絕對夠用。
如果你跟我一樣是 Notion 的愛用者，或許可以參考看看這套工具。
我曾經也陷入方法論中，那時的我剛認識到 Notion 這套軟體，為了快速實際應用在生活中，幾乎每天都在調整，看到任何工具或方法都想嘗試，各種時間管理法（如番茄鐘、時間箱）、任務管理法（GTD）知識管理法（PARA）等。
這個過程中，我幾乎沒有完成任何有價值的任務，只是不斷地調整系統卻沒有產出。
雖然研究的過程很痛苦，但好像也找到其中的樂趣，我想沒有一套完美的管理方法，系統不應該定義好壞，只有適合與不適合。
於是，我開始嘗試整合各種系統的優缺點，挑選適合自己的功能，才終於整合出現在的系統。這套系統自己目前用得很習慣，初學者也可以使用，先從簡易的一體化模板開始學習，會加快上手速度。
我的 Notion 待辦清單系統特點
以下，是我在開發這套系統時，最初的設計想法：
一、沒有完美無缺的生產力工具：雖然我們可以從方法論中找到符合概念的系統，建立模組或工具，但適合我的不見得對你有幫助。
二、我能做到的是「將我認為好的組合提供給你」。
三、但你必須自己花心思，調整成適合你的形狀。
四、這個過程或許沒這麼容易，但非常好玩。
五、我的目的是：「幫你減輕了初期研究的負擔」，你可以盡情的享受、調整、組合出適合你的系統工具。
同時，我的待辦清單系統根據 9 個實用的待辦清單功能去設計，加入了相對的 Notion 屬性進行規劃。
| 編號 | 功能 | Notion功能屬性 |
|---|---|---|
| 1 | 大腦傾存 | to-do list |
| 2 | 設定截止日期 | Date 截止日期、開始與結束時間 |
| 3 | 專案拆成小任務 | Sub-items |
| 4 | 限制任務總量 | 負荷量視覺條（Roolup） |
| 5 | 與情境關聯 | Relation 關聯情境屬性、情境視覺條 |
| 6 | 與目標連結 | Relation 關聯目標 |
| 7 | 分為當前與未來 | filter 篩選當前任務，另有總任務表 |
| 8 | 任務建立的原因 | Text 備註 |
| 9 | 計算花費時間 | Formula 公式計算 |
我的 Notion 待辦清單系統畫面
1、擁有清楚的使用說明（紅字處）作為引導，新手也可以快速上手。
2、擁有良好的系統架構，以本文強調的好的待辦清單為建立要點。
3、畫面簡約乾淨，說明文字看完就刪。
4、整合時間軸、行事曆、進度條等功能。
5、便於安排任務、追蹤效率。
結論
我很喜歡戴蒙．札哈里斯（Damon Zahariades）在書中提到：他並不是要強調最好的系統，而是提供幾種系統的優劣、操作方法，以讓你能從中找到與自身產生共鳴的功能。
我認為：「優秀的系統，是經過不斷優化、調整，才能漸漸調配出適合自己的模樣。」因此，在我開發模板的同時，也會不斷考量使用者的感受，希望真的能幫助工作者的生活更便利、高效。同時，也鼓勵大家多嘗試優化、新增功能，以建立適合自己的系統。
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Notion To-Do List 待辦清單系統
