想學習待辦清單提高生產力必看《一流工作者都在用的待辦清單》

一本詳細而完整的待辦清單建立指南

你有建立待辦清單的習慣嗎？是否遇過以下這些狀況

• 嘗試建立過，到一半就放棄
• 覺得沒有用，只是徒增工作量
• 清單不知不覺就變長，感覺完成不了很慚愧

如果你有以上症狀，這本書有解答！認識問題是解決問題的第一步，讓我們從零開始認識待辦清單，打造一套專屬於自己的待辦清單系統吧！

作者簡介：戴蒙．札哈里斯（Damon Zahariades）

本書作者為戴蒙．札哈里斯（Damon Zahariades）是一名生產力專家、時間管理策略顧問。因無法忍受組織企業內過多不必要的會議，及充滿干擾的工作環境，決定自行創業。

---

有問題的待辦清單很可能帶來反效果，阻礙你的成功。

戴蒙．札哈里斯（Damon Zahariades）圖片取自 戴蒙．札哈里斯個人部落格（ArtofProductivity.com）

---

他創業後，寫了不少有關增進生產力與管理生活方式的書籍，也在個人部落格內（ArtofProductivity.com）分享如何提高生產力、改善拖延問題等方法。

為什麼想讀這本書？

成為自由工作者後，剛開始經歷生活不規律、事情處理不完、生產力低落等問題伴隨而來，也曾反問自己是否重回企業體系中會更好，我一直在找各種提高生產力的方法，從軟體工具到書籍，強迫自己大量吸收各方面資訊。

後來學會了各種方法、工具，稍微看到一點起色。只不過，伴隨而來的是更大的問題：「陷入生產力的方法論」中。

我發覺學會使用方法並不難，難的是在找到「合適自己」、「能實際應用」且不會「降低效率」的方式，這必須經歷一個認識自己的過程，並且不放棄地持續學習使用，才能有所改善。

而《一流工作者都在用的待辦清單》就是針對使用「待辦清單」的人們所設計的，它幾乎提出了所有在你使用這套方法時會遇到的問題，並提供具體的解決辦法，我認為這很好的解決了我的問題，也推薦給同樣喜歡生產力方法及工具的你們。

《一流工作者都在用的待辦清單》這本書在講什麼？4大重點整理

一、大多數人使用的待辦清單都沒有用！

作者在書中提到根據生產力app開發商 iDoneThis 所提供的調查數據：

• 從未被完成的待辦事項有41% 已完成的待辦事項中
• 有50%是在一天內完成的
• 有18%是在一小時內完成的
• 有10%是在一分鐘內完成的

這些數據顯示出幾點問題

1. 無法真正促使人們行動：最終只會被無限延期，或者完全終止。
2. 沒有評估所需時間：多數事項其實可以很快完成。
3. 人們傾向完成容易執行的任務：以營造錯誤的成就感。
4. 重要任務被遺忘：高價值任務可能因為較難執行而被遺忘。
5. 任務被無限延長與增加：造成心理壓力，焦慮讓我們無法行動。

二、有問題的待辦清單會阻礙你的成功

本文〈為什麼想讀這本書〉中提到自己陷入生產力方法論中一段時間，那個過程實在非常難受，認為自己正在學習一套有幫助的工具，同時又懷疑自己是否只是在增加一些無謂的工作程序。

生產力工具確實很容易讓人陷入其中，過度專注於優化系統、嘗試各種方法，有可能因為重於規劃忽略執行，而阻礙我們發展。

所有的生產力系統都是為了協助你離目標更近，並非用來支配你的生活。

這是作者在書中提到的一段話，看到時感覺是被打臉，但並不後悔這段過程，因為它確實讓我學到了很多，而這本書的用意便是幫助那些還沒開始陷入的人少走冤枉路。

三、沒有完美無缺的生產力工具

雖然我們可以從方法論中找到符合概念的系統，建立模組或工具，但適合我的不見得對你有幫助。事實上所有的生產力方法、工具，都值得學習但也都必須小心使用。

找到適合自己的工具，是一段漫長的過程，但我們不需要等到完美了再來使用，建議可以先開始使用幾套工具，適應後可以根據自己的需求不斷地嘗試優化，保持開放的心態就好。

四、待辦清單系統的使用方法

作者從「為什麼你的待辦清單系統沒有用」的問題開始討論，進一步介紹建立待辦清單系統的好處、10個常用的待辦清單系統、用10個步驟建立專屬的待辦系統以及8個如何持之以恆使用的運作方法，這些內容非常豐富且詳細，基本上是把使用這套方法會用到的問題都提出了實際的解決辦法，非常適合想深入了解待辦清單方法的人閱讀。

《一流工作者都在用的待辦清單》帶給我的兩個收穫

本身也有長期使用待辦清單系統的習慣，但總是覺得有太多問題，所以每隔一段時間就會不斷地進行優化，希望調整到最完美的狀態。這本書很直接地列舉了我日常情中遇到的難題

一、別讓系統控制了你

我也是用過無數個工具總想找到最好的，可後來我才知道：沒有最好的，只有最適合的。

生產力系統與方法或許會對我們帶來很大的幫助，但在調整、學習甚至打造系統的同時，一定要切記：它是用來幫助你，而不是用來控制你的。

對生產力玩家來說很重要的一課就是：我們要有意識地選擇適合自己的工具，把它當成是一門學問般的練習，透過經驗來進行優化。

二、持之以恆的維護方法

我認為找方法很簡單，建立習慣卻很困難。

只要你有心絕對可以在網路上找到一堆管理工具、方法，但是有哪些工具是你真的能持之以恆地使用下去？

若工具換來換去，還是沒能建立出自己的系統，那可能就不是工具的問題了，最大的可能是：你沒有辦法持續地利用這些系統紀錄工作和生活。

我曾經分享過自己用過 Evernote、Trello、Google Keep、OneNote、HackMD 等工具，最終還是用 Notion 最習慣，是因為長期使用下來更了解自己的需求了，我的工作非常多工、繁雜，需要像Notion一樣強大的資料庫、多種功能、能一體整合所有資料，才有辦法滿足我9成以上的使用情境。

分享我自己的經驗：

• 挑選工具的重點在於你會使用它，而不是它有多強大：有些人就是只需要有基礎的功能就好，非常適合像iOS備忘錄這類型的極簡工具；有些人甚至只需要紙筆就好，重點是你會使用它。
• 多嘗試不同的系統、觀察自己的使用情境：找到那套有辦法讓你長期運作下去的工具就對了。
• 計算切換成本：如果你像我一樣很懶得增加設備與工具間的切換成本，那就很適合用Notion這類型的多功能工具，因為它能滿足你的，絕對超過你需要的，至少我認為它能滿足我自己9成以上的使用場景。

結論還是：「能讓你維持長期運作下去的就是最適合的」

心得總結《一流工作者都在用的待辦清單》

我認為這不是一本人人都適合的書籍，它需要一點門檻，尤其是需要你真正使用過待辦清單方法後，才比較能抓到作者書中所闡述的觀念。

當然沒有使用過的人也可以當作事先避雷、少走冤枉路的書籍閱讀，但就是會讀起來有點辛苦，因為沒使用過比較難有共鳴，架構上也缺乏邏輯，容易感覺混亂。

◎ 優點：內容豐富、完整、有效

1. 整理了很多作者實際在使用上的想法，真的可以幫助使用者解決問題。
2. 像是一本完全指南書，該有的內容都有很完整。
3. 提出的10套工具、10個步驟、8個要訣能幫助你從零開始建立自己的系統

◎ 缺點：讀起來有點辛苦

1. 架構上缺乏邏輯性，有種一直跳來跳出的感覺。
2. 因為想塞進過多的『觀點』導致內容雜亂，較難抓住中心思想。
3. 本來前面提到要解釋的概念，後面沒有繼續解釋；寫到後面，又繞回頭講解前面提到的重複內容。

總體來說讀起來會滿累的，想理解內容架構需要花一些時間，但如果可以認真抓出重點，重新理出架構的話，會因為內容的豐富度而受益良多。

我自己也是好不容易才整理好內容筆記，雖然花了很多時間，但是至少很完整地理解了待辦清單的運用方式、優缺點、以及如何優化、建立整套待辦清單系統。

還是會推薦給對待辦清單、生產力工具及方法有興趣的讀者閱讀，相信依然能有很大的收穫。

好書推薦

---