【一分鐘學PPT操作基礎】PowerPoint 快速存取工具列提升你的工作效率

在使用PPT時對我來說最大的困擾就是操作介面複雜,以至於使用起來不夠有效率,我總是要花很多時間去建立一個文字方塊或是形狀。

舉例來說,如果我想要新增一個文字方塊,一般來說我需要先進入上方工具列的【插入】,點選【文字方塊】,再點選【繪製水平文字方塊】,光是要插入一個文字方塊就需要花上我五次的滑鼠點擊。

操作複雜
操作複雜

我曾經因為長時間設計簡報而得了腕隧道症候群(俗稱的滑鼠手),我想應該是長時間使用滑鼠操作來的。如果想盡量減少使用滑鼠的頻率,PPT 裡有個可以利用快速鍵來達成快速操作指令的效果,也就是這篇文章所要講的【新增快速存取工具列】。

如何新增快速存取工具列

STEP1 找到你想要新增的功能

STEP2 按右鍵【新增快速存取工具列】

新增至快速存取工具列
新增至快速存取工具列

功能區上方則會顯示快速存取工具列

快速存取工具列
快速存取工具列

如何使用

方法一:使用快捷鍵

按住 ALT+1 就可以呼叫你新增的第一個功能

按住 ALT+2 呼叫你新增的第二個功能

ALT+3/ALT+4…等以此類推

快速鍵操作
快速鍵操作

目前我自己最習慣的配置是

  • ALT+1 插入文字方塊
  • ALT+2 字型格式設定
  • ALT+3 段落格式設定
  • ALT+4 插入圖案
  • ALT+5 插入圖片
  • ALT+6 新投影片
  • ALT+7 觸控/滑鼠模式
我的快速存取工具列配置
我的快速存取工具列配置

這完全可以根據個人的使用習慣去定義,只是我個人最常用的操作大概就這幾個。

將命令間距最佳化
將命令間距最佳化

講解一下上面有一個ALT+7 觸控/滑鼠模式,其實是【將命令間距最佳化】的操作指令,如果你跟我一樣有非常嚴重的滑鼠手的話,也可以跟我一樣買一個觸控板來操作,PPT有提供觸控板模式拉寬間距,讓你在操作上更便利。

使用觸控效果前後對比👇

觸控效果使用前後
觸控效果使用前後

方法二:直接用滑鼠拖拉

如果不習慣操作快速鍵,直接用滑鼠拉也可以減少進入選單的操作時間。

滑鼠拖曳
滑鼠拖曳

自訂快速存取工具列

自訂的方式也很簡單,只要任選一個功能按右鍵打開【自訂快速存取工具列】就可以了!

自訂快速存取工具列
自訂快速存取工具列

你可以依照自己使用習慣去新增或移除工具。

自訂快速存取工具列內容
自訂快速存取工具列內容

也可以變更前後順序👇

自訂快速存取工具列移動順序
自訂快速存取工具列移動順序

變更功能區位置

如果你覺得操作欄位距離太遠也可以把工具列拉下來,點選【在功能區下方顯示】就可以了。

在功能區下方顯示
在功能區下方顯示

實際效果如下👇

在功能區下方顯示效果
在功能區下方顯示效果

總結

這個工具列可以節省你很多時間,就算不習慣操作快速鍵,用滑鼠拉的也可以減少進入選單的操作時間,真的非常推薦學起來!


系列文章推薦

本篇文章是【一分鐘學PPT操作基礎】系列文章,會教你們最簡單的操作基礎,有興趣的人就跟著我一起學習吧!


喜歡,請鼓勵我!

  • Hi~我是波尼,專注在簡報設計教學領域。也撰寫了許多關於提升簡報技巧、學習軟體應用的文章。如果你喜歡我的文章,可以留言!用行動支持我,我就能持續提供更多優質文章。
  • 「創意無價,創作有價」,如果你想支持我創作,可以逛逛我的數位產品(PPT模板工具Notion 模板),這裡有我設計的免費及付費線上資源,希望對你有幫助。
  • 非常感謝你!我們下篇文章見😊

Leave a comment

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *