為什麼想用Notion管理顧客？
Notion是一套非常強大的筆記軟體，但或許說它是筆記軟體，有點太低估了，事實上我已經把它當成一套系統了，擁有資料庫的強大功能，讓它跟其他筆記軟體做出區隔，這一點我在《什麼是Notion資料庫》 這邊有詳細介紹過。
一開始，會有設計Notion CRM的想法，一樣源自於我不想要再適應新的軟體系統，關於這個困擾我在《Notion 教學全攻略—為什麼我推薦Notion》中有提到。
為了不要適應新系統，我開始研究如何用Notion管理顧客，本篇就是要分享我用Notion CRM來管理顧客關係的方法、設計邏輯，以及我長期使用下來的模板，供一樣有顧客關係管理需求的接案人員、業務人員等作參考。
Notion CRM 系統的誕生：為什麼我要做這個系統？我的需求是？
我是一名獨立接案人員。過去都是用Excel進行簡單的報價，後期累積了不少客源，也做過幾次報價調整，發現常常找不到過去的資料，要一個一個打開Excel報價單確認金額，非常耗費時間，於是便意識到自己要開始做顧客管理。
具體原因有以下幾點
1：紀錄顧客的特徵
「每個客戶的需求不一樣，我必須仔細記下他們的特點，才能提供更好的顧客服務」
2：調整報價
案量大了以後報價方式也需要做出調整，依照過往的案例，如需要調整某顧客的報價金額，需要逐一打開所有該顧客委託過的案件文件夾後，逐一查看Excel檔的報價單，導致我常常花很多時間找資料，非常沒有效率。
建立Notion系統的好處是—可以在第一時間了解與該名顧客相關的報價情形，做合適的調整。例如：
- 調閱資料超方便：Notion 可以透過關鍵字搜索、過濾(Filter)、排序(Sort)等功能調閱資料，比起過去一個一個打開活頁簿來得有效率多了。
- 關聯式資料庫：Notion 提供關聯(Relation)、匯總(Rollup)的功能，可以將相關資料庫關聯起來，或匯總所需資料，真的非常強大。
🉐 用一篇文，帶你深入了解Notion資料庫功能的基本觀念與操作方法
總之，報價是門學問，報太高客戶不買單，報太低我們划不來，因此有系統地記錄報價的資訊，是非常必要的，而若能用更智慧的方式記錄，便能成為高效工作者。
3：嘗試提供更多服務
當規模有了改變，也可以開始嘗試提供不同服務了，這時候要根據過去顧客委託的內容，調閱資料來區分顧客的級別，以及可能會感興趣的服務，以提供更多的服務。
因為上述情況，萌生了我設計Notion CRM 系統的念頭，這套系統陪我經歷了多次修改，終於達到我想要的效果，也分享給大家參考。
Notion CRM 系統的設計邏輯：我怎麼設計這個模板的？
一：簡單易上手
我相信一般人絕對不想花太多時間在學習系統上，如果我把它設計得太複雜，可能也只有我自己會用，所以設計的時候，會把易用性也考慮進去，讓一般用戶也能使用，是一套可以立即上手的CRM系統。
二：資料庫活用
唯一需要花一點時間學習的是我設計資料庫的邏輯，建議先學習完資料庫的概念後，再使用會比較好。
下文，我也會逐一介紹每個資料庫的使用方法，希望幫助你們了解怎麼活用資料庫，若有不清楚的地方，也歡迎留言討論。
三：整合性高
我自己的 Notion 除了CRM系統外，還有知識管理、時間管理、任務管理、個人生活管理等系統 (目前還在測試中，未來有機會會發布，可以期待一下！)，因此我需要將這些系統整合起來，變成一個完整的管理介面，就像一套軟體一樣。
Notion CRM 只是一套系統，未來它可以跟其他系統整合，協助達成真正人生管理。
考量到上述情形，我刻意將它設計成單獨的系統，方便未來可以自行搭配需要的系統組合，例如：未來若需要知識管理系統，可以整個系統匯入，不須拆開、或重做舊有系統，只要確保資料庫關聯沒有出錯就好，出錯也可以重新關聯很簡易，依據個人需求，大家都可以客製化選配自己想要的系統。
介紹 Notion CRM 系統的設計介面
接下來，就讓我從介面直接開始介紹吧！
主控面板
我設計了主控面板，它不只是存放連結的地方，而是刻意設計成像介面一樣，方便我工作時可以一鍵開啟控制介面，所有日常需要動用的資料都放在這裡，不用再一一從資料庫尋找。
也特別設計了目錄，方便快速跳轉至想要的區塊。
主控面板：資料庫
主控面板的左上角存放「資料庫」，我的設計一定會保留資料庫區塊，因為這樣可以在想調動資料時，方便找到大筆資料庫進行修改。
⚠️ 我也強烈建議大家養成一個好習慣，想調整視角、變更資料時，都在原始資料庫設計，這樣到時候要用「Linked view of database」建立其他資料庫時，可以直接取用。
接下來，我將逐一介紹資料庫的個別使用方式。
我將系統分為兩大部分，分別是「CRM顧客關係管理」、「財務管理」，並對它們進行關聯，會放在一起的原因是「接案會讓我有收入，我想跟財務狀況一起管理，計算我的所得。」
第1部分：CRM顧客關係管理系統 (共有4個資料庫)：
[1] 銷售管理：管理所有提供的服務與價格，方便報價與追蹤。
[2] CRM-1 帳務、報價管理：紀錄所有報價細節，主題、金額、進度，輕鬆追蹤與管理。
- 總表：所有新增的屬性、資料都以表格呈現，便於管理。
- 付款狀態：用清單視角呈現，方便勾選顧客已付款項目(訂金、尾款)，並用進度條呈現付款狀態。
- 顧客付款：用Gallery呈現顧客付款的訂單金額、匯款帳戶、購買方案等。
- 方案：清單+群組，方便知道各方案銷售量資訊。
- 類別：清單呈現顧客購買的主題。
- 年度承接案件：看板呈現以區分年度承接案件。
- 付款進度：以Gallery呈現，用於主控制面板，方便勾選或呈現狀態。
基本上，每個資料庫都已經先把基礎的視角建立好了(如上面CRM-1)，接下來就不一一介紹了，下載可以自己慢慢玩，我就特別挑有趣的介紹。
[3] CRM-2 案件排程追蹤：輕鬆追蹤現在案件的執行狀況，包含進度表、以及花費時間。
影片中特別示範「甘特圖」跟「行事曆」。
- 甘特圖：時間軸的呈現很方便，管理一個案子從製作到結束所花費的時間，可以直接用拖拉的，特別設計這個功能也是因為我在《有錢人都在用的人生時薪思考》這本書學到的，作者建議若要做好時間管理，最好把在任務上所花費的時間，具體地用數據紀錄下來，這樣才能知道我們的人生時薪是多少，並衡量這些花出去的時間有沒有帶來效益。
- 行事曆：可以在月曆上管理每個案件的結案時間，以便於安排行程。
[4] CRM-3 名單管理：客戶名單輕鬆管理，掌握客戶資訊就靠它。
名單管理的方式很簡單，填入所有你想追蹤的資料即可，舉凡顧客的姓名、聯絡電話、Line id、特徵等，方便日後與此顧客交流時更知道如何應對。這裡沒有什麼超特別的視角，以上視角都是可以根據個人需求修改、新建的。
比較特別要注意的是–這裡 Rollup 了滿多資料庫的，若有動到資料表，造成 Rollup 錯誤，記得要重新建立關聯，才有辦法取得資料。
出現如圖所示，請重新選擇關聯好的資料庫。
⚠️ 要怎麼分辨資料庫有做關聯或匯總？
可參考下圖，基本上預設Icon，有放大鏡的圖示是Rollup，往右上的箭頭圖示則是Relation，但有時候會為了方便閱讀改其他Icon，這點就要自己判斷一下了。
第2部分：財務管理系統 (共有2個資料庫)：
[1] 財務報表：紀錄每月花費與收入，透過視覺面板，呈現收入及支出總額、淨資產，輕鬆管理財務狀況。
這邊用了滿多Gallery，主要也是方便呈現財務狀況，我個人不喜歡在Notion裡放太多插件，如果內建的功能可以達到數據呈現，就不另外匯入報表軟體增加負荷。
[2] 收支紀錄：紀錄收入、支出、購物車（想買的東西）。
我不是一個很積極管控財務的人，直到最近看了《關於人生的7項財務思考》才發現自己在收支紀錄方面，是採用信封理財法，這是一個控制開支的金錢管理方法，可標註各種消費種類，掌握自己的現金流入與流出，個人認為是最不複雜且實用的方法，主要是能幫助你了解花費的流向，掌握現金流不限方法，只要能妥善理財都是好方法。
主控面板：財務狀況
我平常最需要看到的財務狀況，用進度圖與Gallery呈現，我可以看到每個月的財務狀況，收入、支出、餘額個別是多少。
主控面板：CRM 管理系統 (共6個區塊)
1：狀況總覽
放入常需要更動的接案狀態，如下
- 付款狀態：確認顧客付款階段
- 案件處理進度：隨時掌握案件處理進度
- 委託次數：紀錄顧客委託次數(區分出常客與新客)
2：排程日曆
以行事曆一次瀏覽本月接案排程情形。
3：案件管理
- 結案勾選
- 處理狀況追蹤
4：接案流程
- 拖動變更處理流程
- 可自定義流程
- 完成即勾選，自動顯示進度條。
5：急件管理 拖動即可變更案件繳交狀況。
6：時間軸 案件製作時間輕鬆掌握，自動計算花費時程 (hr)。
結語
以上，是本套 Notion CRM 系統的介紹，雖說原先定位是給自由工作者使用的，但其實只要是業務性質的工作人員都滿合適的，可以追蹤顧客的狀態，全盤了解顧客資訊後再進攻，成功率就會大幅提升，希望這篇介紹對你們有幫助。
🈁 本文提到的文章
《什麼是Notion資料庫》
《Notion 教學全攻略》
🈁 本文提到的書籍
《關於人生的7項財務思考》
《有錢人都在用的人生時薪思考》
🈁 本文提到的模板
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