【準備報告的終極秘訣-下】 上台簡報要怎麼做、如何完美收尾?

大學到出社會,上台演講的機會越來越多,你是不是那種聽到要上台報告就開始擔心的人?是因為害怕上台,還是害怕出糗?

  • 不知道怎麼準備報告?
  • 不敢舉手爭取表現機會?
  • 上台前身體僵硬、講話狂發抖、腦袋一片空白,甚至忘記自己要說什麼…

以上,我都經歷過。

總是羨慕別人可以不畏懼上台、口才又好,自己上台卻頻頻出糗。

但是,我從來沒有放棄改變自己!我知道培養自己在台上的表現力、跨出舒適圈是我該做的努力。

這篇文章是我的經驗分享。我將會告訴你

  • 要注意的問題
  • 要避免做的事情
  • 要注重的細節
  • 如何提升表達能力
  • 如何克服緊張

我希望能用「事前準備」、「報告過程」、「報告結尾」三階段幫助你更好地完成一個報告,讓你從此不畏懼上台。

上一篇講了「事前準備」,本篇來講「報告過程」、「報告結尾」這兩個階段。

報告過程中

報告過程中難免還是會緊張。
事先做好心理準備,能減緩一些。

許多初次報告的人會因為過度緊張,而沒辦法確實發揮到自己先前準備的狀態。

這是很正常的,也很常發生,但我希望不要因為一次的失敗而放棄挑戰自己的機會。

這些問題都是你可以透過經驗去克服的,這裡就提供一些可以避免緊張的方法,希望對你有幫助。

克服恐懼

恐懼之所以會產生是因為「過往經驗」及「預測未來」所造成的。

回想一下為什麼大考前會莫名害怕考試忘記帶准考證?會不會是因為老師不斷的提醒「之前有學生因為忘記帶而不能進考場(過往記憶)」

你害怕上台,有可能是因為你預想自己會失誤、出糗或是表現不如預期、比不過別人…(預測未來),這些都是還沒發生,但你自己先嚇唬自己。

所以發生恐懼時

  1. 先覺察自己正在恐懼,就能避免被恐懼吞噬。
  2. 覺察到之後要轉換思考模式,專注於當下該做的事情,就能有效的克服恐懼。

調整心態

緊張的源頭來自於恐懼,克服恐懼的方法就是調整心態。

很多人在演講前會有各種害怕的想法飛出👇

例如:底下的人可能是來看我出糗,或是不斷的擔心自己是否可以表現好、會不會失誤…等。

其實會有這些想法都是正常的,但是一定要找到方法克服。

  • 會表現不好,通常就是這些內在想法影響著你,會不會失誤要做了才知道現在擔心也沒用,你唯一要做的就是相信自己辦的到
  • 將你的心態試著調整為「觀眾是想看你傳達正確的觀念、豐富的知識與經驗」,而不是「來看你出糗或失誤的」
  • 把一切壞的想法拋在腦後,因為你背負著要完整傳達豐富內容的使命
  • 只專注於自己的任務上,並且相信自己是準備足夠的是場上最了解這些知識的人
  • 「幫助、分享」的心態去展現自己。

培養抗壓性

其實,上台報告跟運動很像,都是培養抗壓性的好方法。

運動員就算練習上千次發球也還是有可能會出現發球失誤,但如何在失誤時調整好心態才是重點。通常越能快速調整好狀態的運動員表現越好,反而是一直惦記著失誤的人越會頻頻出錯

再勤奮地練習都有失誤的時候,再完美的準備都一定有可能出現失誤。

避免再次失誤的方式就是「忘記失誤」,如果你一直惦記著自己的失誤,只會更慌張更容易出錯。

所以在台上要記得👇

  • 無論是投影片放錯、講話吃螺絲、器材故障…都不要慌張,告訴自己要冷靜下來
  • 既然錯誤已經發生,再追究也於事無補。
  • 這些小失誤其實影響都不大,影響最大的是「因為失誤而沒辦法確實完成報告
  • 專注在接下來的表現上,不去檢討失誤就能穩穩地完成報告。

不要過度依賴背稿

在台上因為緊張,所以很容易腦子一片空白,尤其是如果你是靠背稿的方式在準備的話,就更容易發生忘詞的情況。

其實報告不是演戲,它不需要有固定的台詞,只要你傳達的意思到了就好,用正常的口語表達也絕對沒有問題

更何況演員都會脫稿即興演出了!

  • 千萬不要過度依賴背稿
  • 重點是要能融會貫通、完全理解你想傳達的東西
  • 這樣即使是忘記講稿,也可以透過自己的方式完整地表達出來。

注意呼吸

呼吸能讓人感到平靜,我曾經看過有人就因為上台太過緊張,直接在台上氣喘發作。

  • 上台前如果感覺自己呼吸急促或是吸不到空氣,記得一定要調整自己的呼吸
  • 讓呼吸頻率正常下來,吸氣吐氣都能幫助你調整自己的氣息
  • 還能避免報告時喘不過氣或是沒有停頓的空間。

目光迴避

很多人上台最害怕的就是看到很多底下很多觀眾,原本不緊張看到人很多又開始慌張。

其實這是很正常的,如果你很容易因為看到觀眾的表情或目光感到緊張,可以這樣做👇

  • 一開始先迴避眾人的目光
  • 找個定點觀看
  • 以那個定點為中心去報告
  • 如果漸漸熟悉再找個對象
  • 假裝現場只有那個對象,並對著他演講
  • 適時地換成其他對象,能避免只對一個人說話
  • 等到習慣後就嘗試跟台下觀眾眼神交流

❗這個方式適用於剛開始練習時,不能每次都這樣使用,否則你就沒辦法進步,也會讓人感覺你的眼神總是在閃躲。

注意語速

每個人展現緊張的方式都不一樣,像是有些人緊張時講話速度會特別快,或許這樣能讓人感覺你非常熟悉報告,也比較難感受到你的緊張,但是因為速度太快,讓台下的人都聽不清楚你在說什麼,這就完全失去報告的意義了。

在報告的過程中要注意👇

  • 自己說話的語速:太快或太慢都不好。太慢會讓聽的人感覺疲乏、不耐煩;太快又會讓人聽不清楚你說的。
  • 在重點的地方適時地停頓,給自己喘息的空間,也讓聽眾能聽清楚你想傳達的意思
  • 在介紹綱要或簡單
  • 的內容時,可以稍微加快速度,保留到重點部分再詳細說明。

眼神交流

多多嘗試與台下觀眾用眼神互動,能讓他們更專注於你的報告,也能讓直接地感受到你有在與台下互動。

不要過度在意聽眾的反應

這邊並不是指不要在乎聽眾的感受,聽眾的反應固然重要,但是其實也有負面的影響效果,所以,才要你盡量避免。

有些時候台下觀眾的反應會影響到台上的人,在底下滑手機、睡覺、聊天、心不在焉,從台上看一目了然,很多報告者容易被影響,心想是自己的報告太無趣還是表現不好,所以沒有人願意仔細聆聽嗎?

其實你應該換個角度想👇

  • 或許有些人真的比較心不在焉,但並不代表大家都不感興趣。
  • 還是有人是認真在聆聽的,不管占多數還是少數,都要為了這些人而認真演講。
  • 為了避免被影響,如果看到少數觀眾的反應不熱烈,就不要過度在意了!
  • 專注在自己的報告上,帶給專心聽的人更多精彩的內容吧!

肢體語言

避免做出讓人分心的動作

很多人緊張時,可以很明顯地從他的肢體動作看出來。

像我就是很容易大幅度地擺動身體,其實底下的人看起來會非常的明顯,也容易分心。

因此,訓練台風很重要的一點就是「避免做出使觀眾分心的肢體動作」。例如:搖晃或傾斜身體。

手勢指引

如果在報告時能適時地在重點處搭配手勢指引,提醒觀眾你正在講哪裡、有什麼該注意的。就可以把觀眾的注意力,集中在你想講的內容上。

服裝儀容

報告時要注意

  • 服裝儀容盡量以簡單、乾淨、整齊為主
  • 不一定要穿西裝或套裝,但至少要讓人感覺你是有尊重這場報告的
  • 稍微打扮一下能讓你的表現更自信、更加分。

報告結尾

尾聲是總結整場報告的重點

報告的結尾常常很多觀眾提起精神來了,就會開始注意你講的東西。這時候你可以做以下幾個動作幫助你做出好的結尾。

Q&A 問答

有些報告會有 Q&A 環節會被問一些簡報內的問題。

  • 自己必須完全了解內容,才能好好地回答問題
  • 要完全掌控簡報的頁面內容,不要觀眾發問時你還不清楚他問的地方。

如果被提問到簡報外的問題,你不知道怎麼回答怎麼辦?不要裝懂,直接跟他說你這部分還沒仔細研究過,報告結束後再單獨補充給他。因為刻意裝懂,如果剛好有懂的人在,就會認為你不專業。

製作結語或附錄

遇到沒有提問環節的時候,建議可以做一個附錄或結語頁面,來總結你今天想說的重點有哪些。

一方面幫助台下觀眾回顧重點,另一方面可以讓觀眾回想起聆聽過程中想更了解的部分,激起他們提問的慾望。

如果還是沒有人提問,至少你為報告做了完美的結語,讓人對你的報告留下深刻的印象。

結論

上台報告這件事真的是靠練習熟能生巧來的,很少人是天生就很會演講的。

只要你不放棄給自己上台的機會、多多練膽量,久而久之你就不會再害怕上台。

少給自己預設立場,這裡推薦幾個我練習的方法,平常就可以多多磨練,以後再也不用害怕上台了!

爭取每次可以上台的機會

上台報告是大多數人都需要面臨的考驗,大學時期會有學習報告、專題報告…等,出社會後會有業績報告、進度報告、甚至是跟客戶的簡報。

很多人都放棄主動爭取上台報告的機會,但是,每一次的報告都能展現你的個人能力,如果你渴望有展現自我的機會,就勤加練習、勇敢面對,並努力爭取吧!

模仿是學習的第一步

多去跟會報告的人交流、多看看擅長演講的人都是如何表達的,每個演講者的特點可能不一樣,像是他們表達的方式、說話的速度、分析的能力、說故事的方法…等不盡相同,但共通點都是他們給人很自信、很舒服的一場演講。

所以,找到你想模仿的對象去練習吧!這邊推薦幾個我認為可以模仿學習的管道:

(1) TED

TED 應該是最多人知道的,看 TED 的好處不只可以學習那些演講者說話的方式、語調、說故事的能力,還可以學習到很多不一樣的想法、知識,非常值得。

(2) 奇葩說

如果你不習慣聽英文,那你可以考慮看中國的實境脫口秀節目《奇葩說》,裡面的人都是非常會說話跟表達的人,你可以從他們說話跟辯論的方式去模仿學習,找到最適合自己表達的方式,而且節目很風趣幽默所以看著也不無聊,可以邊放鬆邊練習。

多多參考相關書籍

【1】99%的人輸在不會表達1+2(套書)

99的人輸在不會表達12
99的人輸在不會表達1+2

作者: 李勁
出版社:大是文化

上台演講只是快速地讓我們在短時間內表達重點,但如果你想要更精進自己,就應該從平常練起。

99%的人輸在不會表達這本書能幫助你生活中開始鍛鍊自己說話的藝術。

你曾一開口說話,對方就轉頭就離開嗎?他不感興趣的反應是否讓你開始對自己不自信?

想用更聰明的方式與人對話,讓別人對你開啟的話題很有興趣,或許可以參考看看這兩本書!

【2】一聽就懂的重點表達術:不只秒懂,還能讓人自發行動的說明力

一聽就懂的重點表達術:不只秒懂,還能讓人自發行動的說明力
一聽就懂的重點表達術:不只秒懂,還能讓人自發行動的說明力

作者:木暮太一
出版社:商周出版

你曾經試圖想用簡短的說法讓別人聽懂卻辦不到嗎?

擁有讓人一聽就懂的能力真的很重要!現代人接收訊息的方法越來越多元,無法將注意力停留下來太久,以致於你要在短短幾句話內就把事情交代完畢,如果不這麼做,他們則會失去耐心,再也無法接受你想傳達的訊息。

如果我們能自己培養這個能力,是不是就能擁有更多機會去傳達自己的思想、意見、想法。

一聽就懂的重點表達術:不只秒懂,還能讓人自發行動的說明力是一本讓你透過「淺顯易懂的說明」就能完整傳達自己的想法的學習書。如果你是說話欠缺條理、用字遣詞艱澀難懂、說明冗長的人,更能藉此強化溝通能力。

❗這篇文章有上集喔!本集主要講「報告過程」、「報告結尾」,上集講了「事前準備」。想知道完整的口頭演講流程嗎?有興趣的人請接著看下去。

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