【準備報告的終極秘訣-上】上台報告前一定要做的4件事情!

大學到出社會,上台演講的機會越來越多,你是不是那種聽到要上台報告就開始擔心的人?是因為害怕上台,還是害怕出糗?

  • 不知道怎麼準備報告?
  • 不敢舉手爭取表現機會?
  • 上台前身體僵硬、講話狂發抖、腦袋一片空白,甚至忘記自己要說什麼…

以上,我都經歷過。但是,我從來沒有放棄改變自己!我知道培養自己在台上的表現力、跨出舒適圈是我該做的努力。

這篇文章是我的經驗分享。我將會告訴你:

1️⃣
要注意的問題
2️⃣ 要避免做的事情
3️⃣
要注重的細節
4️⃣
如何提升表達能力
5️⃣
如何克服緊張

我會用「事前準備」、「報告過程」、「報告結尾」三階段幫助你更好地完成一個報告,讓你不用再羨慕別人口才好;不用再擔心自己上台會出糗。

【事前準備】如何準備報告?

事前準備是完成一場報告最重要的階段,所有的細節都必須掌握住,確保觀眾能感受到你對這份報告的用心。

很多人會忽略事前準備工作,但其實這部份對我而言是最重要的,只要事前做好準備可以避免7成問題發生。

因此,本文從事前準備開始介紹,共分為4大部分,帶你認識有哪些事情是可以先準備起來的。

1 確認簡報內容

首先第一步,就是要確認你的簡報內容。

有時候簡報製作者與演講者是不同人,就常發生簡報內容與講者所傳達的不相符,因而導致觀眾被混淆。

因此,在這階段雙方務必要做確認。

❗為了讓講者在演說時不會卡頓能順口地完成報告。記得,製作方要符合講者的演說習慣,確認簡報的編排順序。

1.1 主題的掌控

最常發生的情況是—要你做這份簡報的人沒說清楚想聽的內容是什麼,而你也沒有主動去了解。

教授、主辦單位、主管只會丟給你一個主題要你做。沒說清楚到底想傳達什麼?做這份報告的宗旨、目的是什麼?

可能是因為他們沒交代清楚,也可能是因為他們自己也不清楚。

👂案例【1】:我在大學時期做一份報告時,教授給的題目是 Uber & Uber Eats 的個案報告。那時候我的疑惑是—這兩家雖然是同一間公司,但他們的服務項目並不一樣。到底是要針對產品說明?還是要針對企業個案說明?
由於班上沒有人清楚教授想聽到的究竟是什麼,因此我就主動去詢問教授,並依據提問的對話做出簡報大綱
報告結束後,不僅得到教授的認可,後續還有很多同學來跟我們要大綱想參考。

同樣的問題也發生在職場上。

👂案例【2】:老闆要我做一份報告 SEM 行銷報告。沒說清楚目標對象是什麼?我要做給誰看?
直到我主動詢問後,才知道原來是對內的教育訓練教材及對外的輔銷文件。

當上頭講不出他想要的到底是什麼時,你一定要主動去詢問,想辦法釐清你腦中的疑惑。用引導的方式也好、提問的方式也好,多問一點慢慢拼湊出來就會有個方向了。

千萬不要有問題都不發問就自己默默地做,到最後很有可能做出完全不是他要的東西,一方面會被認為能力不佳,一方面浪費了一堆時間還是要重做,你也會覺得很委屈。

掌握主題的訣竅

★ 訣竅1:適時地溝通、提問,試著問出以下資訊:

  • 做這份報告的目的?
  • 內容該有哪些?
  • 他/她 想聽到什麼?
  • 不清楚的疑點

★ 訣竅2:拿出態度來

  • 不論是什麼報告,認真對待的態度要拿出來。
  • 你要準備一份報告不只是為了自己,而是要「站在聽者的角度思考」,確實掌握他們想了解的內容有哪些,這樣才能做出一份有價值的報告。

1.2 內容長短

通常,報告前主辦或教授都會給一個可發表時長,正式報告前先確認你的簡報內容會不會太長或太短。

  • 製作簡報時記得把發表時長考量進去
  • 太快或太慢都會造成扣分效果
  • 在報告前先計時或錄影,測試自己的語速跟內容是否合適,觀眾的聽覺感受如何…等。

1.3 放入來源出處

不管是什麼類型的報告,通常評審、教授或公司都希望看到你的參考來源是什麼。

如果在製作過程中有使用到官方數據、或資料進行佐證,都需要放入來源出處,以確保沒有侵權等問題。

同時也能讓觀眾感受到你的專業及細心。

1.4 避免特效過多

「好的特效帶你上天台,壞的特效帶你下地獄」

有些人習慣在簡報內加入華麗的特效,或是套版的模板本身就帶有很多特效,讓一堆不相干的效果放進報告中,這樣做很可能會被扣分。

多餘的特效會讓觀眾不知道該注重你的特效還是專心聽你說話,有失專業度。

  • 避免動畫效果過多,干擾觀眾、模糊焦點。
  • 在你練習報告時,請人幫你看看這些特效是不是有必要留著?會加分還是扣分?
  • 如果特效太慢也要適時地調快速度,避免你這頁都講完了結果特效還沒跑出來。

1.5 反覆檢查檔案

檢查內容有無錯字、變換裝置時會不會跑版、字型有沒有跑掉…等,確保所有的內容都正確且無誤後,建議存檔時再多存一份 PDF 檔,避免萬一軟體版本不一樣,導致跑版或是無法播放等問題。

2 編排你的簡報

好的編排可以讓你在眾多簡報中脫穎而出,呈現出觀眾想看的簡報內容、編排出觀眾想聽的內容,是決勝關鍵。

2.1 清楚目標對象需求

好的報告要能抓到觀眾想聽的內容。

如果你是在跟老闆或投資者報告,通常都不會有太多時間聽你說太多的細節,因此了解目標對象想聽什麼很重要。

製作前思考一下,如果你是一個初次接觸到這個主題的人。你最想聽到的內容有哪些?

站在觀者的角度去思考,能避免做出不符合預期的東西。

❗這些預期要能隨著對象不同進行調整。

  • 如果對象是教授或評審:避免講過於初略或太淺的東西,盡量著重在亮點及特色的展現上。
  • 如果對象是學生或是初次接觸的人:避免刻意用艱澀的術語或邏輯,盡量將用淺顯易懂的語言溝通,避免台下的人聽不懂。

2.2 說明架構

通常,都會用目錄的方式說明整體的報告流程,讓底下的觀眾了解你整個報告的架構。

目的除了前情提要外,在觀眾因為內容太多而恍神時,幫助回憶起報告主軸及重點。

好的架構包含

  • 主題關聯性:主題跟內容有沒有相關
  • 順序編排:內容的演說順序有沒有循序漸進

2.3 掌握邏輯與脈絡

一場好的演講,就像一部好電影一樣,講稿都是有安排過的,才會讓人有循序漸進、越聽越上癮的感受。

設計過的講稿能讓你像說故事一樣串聯起來,不會讓觀眾聽得一頭霧水,感到內容雜亂、跳來跳去的。

  • 講稿要安排過,像故事一樣有起承轉合。
  • 確保簡報內容的順序是通順且有脈絡的。
  • 一開始可以先大綱說明,再慢慢地由淺入深帶到重點。

2.4 精華內容

製作簡報時通常是根據內容去設計,所以簡報上的內容會跟講者說的有重疊,這是很正常的現象。

但是,如果完全都照著簡報畫面上的內容去念,就會顯得缺乏準備、過於生硬,感覺不像是真的了解內容。

所以,適時地補充說明與簡報畫面上不同的精華內容就很重要了。

  • 準備一些簡報上沒有的內容,可以是重點,也可以是數據或案例分享。
  • 最主要就是佐證與輔助你的報告,讓人感覺你是有備而來的。

3 訓練講稿熟練度

3.1 演講稿怎麼寫

很多人準備演講稿的方式就是照著 Google 上查來的資料念,這種作法會讓人很難聽懂你在講什麼

因為資料上的內容通常都是來自各個不同的網站,而這些網站每個筆者的語調、說話的方式、寫作的方式都不一樣。

如果你完全照著資料念會感覺很不統一、生硬,無法精確地傳達內容。

  • 準備講稿一定要修飾過你的資料
  • 用自己的口語表達一次,擬出你自己覺得講起來最順口的講稿
  • 這能減少口誤的發生率
  • 設計講稿要以「讓人感覺是舒服、自然」為主。

3.2 製作小抄

通常,簡報的一頁中一定會有你想傳達的重點。但是,有時候報告一緊張就會忘記這頁要講的重點是什麼。

如果你也常常這樣,建議可以製作小抄。

我的方法是👇

重點用「條列」的方式放在簡報的備忘稿裡,就能在報告時提醒自己要講的重點,避免把最精隨的部分都給忘記了。

ppt備用稿製作小抄
ppt備用稿製作小抄

❗切記:不要把整段要講的話都放在備忘錄裡,因為你不可能在報告的過程中一下子就看完所有的文字,很可能因為文字太多而找不到重點反而更慌張。而且,這麼做很有可能會變成直接照著上面的文字念,照稿念的感覺會很明顯。

3.3 畫重點標記

這個方式是我認為在報告過程中幫助很大的小訣竅。

有時候簡報的頁數過多,無法一一記得每個頁面的重點或是該特別講解的地方在哪裡,有時候講著講著,忘記停下來慢慢說明就過去了。

  • 在特別要說明的地方用畫重點的方式標記起來
  • 改變文字顏色或是增加粗體、文字底色,甚至是小動畫都可以
  • 重點就是要能提醒你在這地方多留意一點,也能提醒觀眾你正在講解的地方、以及會講哪些重點。

3.4 充分的練習

確實掌握整個報告是身為一個報告者最重要的任務。

尤其是對不熟悉報告流程及內容的人來說「練習」特別重要,練習整個報告的流程、說話的語調、簡報的內容…等。

當你越熟悉,你就越能掌控它,你就越有自信、越不容易出錯。

因為你已經做足了準備了,所以沒有什麼好緊張害怕的了。

你可以透過以下幾種方式進行練習

(1) 錄製影片

這是自主訓練時最簡單也最快速的方法。

現在簡報軟體都有支援邊簡報邊進行錄製的功能,你可以自己多練習幾次,然後回放看看自己有哪裡需要修改的地方。

你可以多注意自己

  • 說話的語速會不會太急促
  • 表情的控管
  • 手勢的操作
  • 演講時的姿勢

多練習幾次就會發現自己更熟悉流程跟內容,每一次都比前一次更進步了。

(2) 借場地或營造演講場地

如果你想擁有最真實的體驗,你可以直接去借場地練習。

  • 自己營造一個演講場地
  • 場地的營造越接近報告現場越好,例如:投影設備、場地大小…等,
  • 練習站在台上報告的感覺
  • 注意自己的台風穩定度

直接真實的感受現場,就會發現其實沒這麼可怕,熟悉了就能克服站在台前的恐懼了。

(3) 找人當觀眾練習

我們專題發表前,都會同時有兩三組人馬共同以這種方式互相練習膽量。

如果,你想知道初次聽到你報告的觀眾會有什麼想法或建議,你可以直接找幾個人當你的觀眾看看。

  • 可以是同學、朋友、路人…等
  • 越多人你就越能克服將來在台上看到很多人的恐懼
  • 剛開始很緊張的話,可以就找幾個熟識的朋友就好
  • 等到你越來越熟練,就可以嘗試找更多人

4 上台前確認

報告過程中臨時發生的小事容易讓我們分心!
事先做好準備,就能減少許多突發狀況。

4.1 設備操作熟練程度

報告過程中,最常發生的小失誤就是不熟悉設備

例如:畫面出不來、設備沒反應…等

其實,如果在報告前就提前去熟悉設備,就能大大地避免因設備操作不熟悉所造成的失誤。

4.2 場地熟悉度

對場地不熟悉,容易在報告時產生緊張感。例如👇

  • 場地比預想中的要大
  • 沒有講台少了安全感

這些都很容易影響講者的心情。

因此,建議在報告前就先去場勘一下。

  • 了解場地的大小
  • 你要站的位子
  • 演講時眼睛視線要朝哪邊

這樣就能避免因場地不熟悉所帶來的不安全感,減少講者需要重新適應的次數。

這篇文章有下集喔!本集講了「事前準備」,下集是講「報告過程」、「報告結尾」這兩個階段。想知道簡報過程中該注意哪些事情以及如何為簡報完整地做收尾,有興趣的話就接著看下去吧!


書籍推薦

簡報女王的故事力!矽谷最有說服力的不敗簡報聖經
簡報女王的故事力!矽谷最有說服力的不敗簡報聖經

作者: 南西.杜爾特
譯者: 毛佩琦
出版社:商業周刊

【1】簡報女王的故事力!矽谷最有說服力的不敗簡報聖經

「對於講者而言,一場成功的演講的第一步,就是真誠地將目光從自己身上轉到聽眾身上(內在感受)。」
書中共有十二個迷你圖的個案拆解,讓我們可以從這本書中一窺高手在規畫簡報中的種種細節。

《簡報女王的故事力!矽谷最有說服力的不敗簡報聖經》,作者一直有「簡報女王」的尊稱,並著有多本簡報技巧相關書籍,如最早的《視覺溝通:讓簡報與聽眾形成一種對話》及後續出版的《跟誰簡報都成功》(HBR Guide to Persuasive Presentations)。

如果想精進自己在簡報溝通的技巧,也絕對不要錯過這本書!


系列文章推薦

系列:簡報教學】
簡報教學系列文章從「資料統整、設計、排版、口語表達」的基礎技巧中,建立一套流程,並用圖表比較給你看,讓你學會自己把資訊簡單化,把複雜的資訊變成圖表,如果你有興趣歡迎閱讀這系列的其他文章學習喔!


喜歡,請鼓勵我!

  • Hi~我是波尼,專注在簡報設計教學領域。也撰寫了許多關於提升簡報技巧、學習軟體應用的文章。如果你喜歡我的文章,可以留言!用行動支持我,我就能持續提供更多優質文章。
  • 「創意無價,創作有價」,如果你想支持我創作,可以逛逛我的數位產品(PPT模板工具Notion 模板),這裡有我設計的免費及付費線上資源,希望對你有幫助。
  • 非常感謝你!我們下篇文章見😊

Leave a comment

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *